レンタルスペース運営のポイント｜スタッフを置かずに運営するには？

「レンタルスペース」とは、イベントやテレワーク、会議などといった利用者の目的や用途に応じた部屋・スペースを、時間単位や日単位で借りられるスペースです。

レンタルスペースは空室や空きスペースがあれば運営でき、特別な対応や多額の経費をほとんど必要としないため、個人でも企業でも手軽に始めやすい事業といえます。しかし、レンタルスペースを効率よく運営し利益を出すためには、メリット・デメリットを理解し適切に対応できるようにしておくことが大切です。

ここでは、レンタルスペースを運営するメリット・デメリットについて解説します。レンタルスペースの魅力とともに運営管理上の注意点と対応のコツを確認し、レンタルスペース事業を開始する前に十分な対策を講じておきましょう。

レンタルスペースは、他の既存産業・業種と比べて、低コスト・低リスクで経営できるというメリットがあります。たとえば、自己保有の不動産でレンタルスペースを始める場合、内装費や設備費など数十万円程度の初期費用で経営をスタートすることが可能です。

また、レンタルスペースを紹介する情報サイトは、掲載費用が基本的に無料であり、手数料などの費用がかかるのは契約成立時のみという料金体系であることが一般的です。営業や集客に必要な費用を抑えられることも、レンタルスペースを運営するメリットと言えるでしょう。

レンタルスペースは、貸し出したスペースを利用者に活用してもらうサービスであり、一般的な業種・職種と比べて接客の必要性が低いビジネスであると言えます。スタッフによるオペレーションも少ないため、複数のレンタルスペースを運営する場合でもスペースごとに案内スタッフを配置する必要がありません。

各スペースにスタッフを配置しなくてもビジネスが成り立つことから、多店舗展開を目指しやすいというメリットがあります。人的コストを抑えることができ、既存店舗の売上の多くを新店舗の開業・投資の資金に充てられる点も、レンタルスペース運営における魅力の1つと言えるでしょう。

レンタルスペースは予約数・集客数によって収入が大きく変動するため、安定的な売上を見込みにくい点に注意が必要です。また、レンタルスペースの立地が悪いと、稼働率や収益に影響する場合があります。

レンタルスペース運営において売上アップを図るためには、集客力を高めることが大切です。「情報サイトへの掲載を増やす」「スペースの紹介には写真を多く活用する」「SNSでのプロモーションを行う」などの集客方法に取り組んでみましょう。

また、立地に関しても、工夫次第でアピールポイントを作ることが可能です。たとえば、近隣に民家がないエリアであれば、防音設備や音響設備を整えることで「楽器や歌の練習に最適」などのアピールができるでしょう。このように、特定のターゲットを対象に特徴や主な利用用途をアピールすることで、集客アップを図ることができます。

レンタルスペースは、スタッフが常駐しなくても成立するビジネスであるため、スペース利用前後の状況チェックが十分にできないケースも少なくありません。備品の盗難や破損があっても気付くことができない可能性があることに注意しましょう。

備品の盗難や破損が起こりにくい仕組みを作るためには、利用規約の策定や適切な運営体制の整備が必要となります。「入退室時には対面でのチェックを行う」「監視カメラを設置し撮影する」「利用規約を説明して確認を取る」などの対策を行い、トラブルを事前に回避しましょう。

レンタルスペースを効率的に運営して最大限の利益を得るためには、スタッフの配置を最小限にとどめ、可能な限り必要以上の人的コストをかけないようにすることが大切です。

ここでは、なるべくスタッフを配置せずにレンタルスペースを運営するための方法について解説します。「鍵の受け渡し」「清掃」の2つのポイントを押さえ、最大限の利益を得られるような施設運営を行いましょう。

無人でレンタルスペースを運営する際には、「どのような方法で利用者と鍵の受け渡しを行うか」が課題となります。鍵の受け渡しを無人で行うには以下の方法があるため、特徴や注意点をふまえた上で採用する方法を決定しましょう。

■無人で鍵の受け渡しを行う3つの方法

レンタルスペースを快適に利用してもらうためには、スペースを定期的に清掃することが大切です。レンタルスペースの運営者や管理スタッフに余裕がある場合は、自身で掃除することが1つの方法です。少なくとも週に数回程度の清掃頻度で、掃除やメンテナンスを行いましょう。

運営者・スタッフによる清掃作業が難しい場合は、清掃業者に依頼したり、清掃スタッフを採用したりすることもおすすめです。経費はかかりますが、スペースを清潔に保てるため利用者の満足度向上につながります。

レンタルスペースをなるべく清潔に保つためには、利用マナーの改善を図る対応策を準備することも大切です。利用者が使える清掃用品や利用者向けの清掃マニュアル・利用ルールなどを用意し、利用者側が整理整頓・清掃しやすい環境を整えましょう。簡易的な清掃報告をしてもらうこともおすすめです。

スタッフを配置せずにレンタルスペースを運営するためには、レンタルスペースの受付や予約管理・集金管理などの業務を正確かつ効率的に行う必要があります。無人でレンタルスペースを運営する場合には「予約システム」を積極的に導入しましょう。

予約システムとは、利用者がインターネット上で予約を完了・確認・変更できるだけでなく、予約管理や集金管理など運営者側の業務も効率よく行える機能を備えたシステムです。

予約システムを活用すれば、予約の受付や管理の手間・負担を軽減できる上に、ダブルブッキングなどのトラブルを回避することができます。インターネット上でいつでも予約受付が可能であるため、機会損失も防げるでしょう。

予約システム「リザエン」は、予約管理機能や決済機能といった、レンタルスペースの運営において便利に活用できる機能を備えたツールです。リザエンを活用すれば、予約・集金などの管理業務の効率化・自動化を低コストで実現できます。

リザエンは、レンタルスペースを含む200以上の業種で活用できる予約システムです。レンタルスペースを始める際には、高いセキュリティ性をもち、顧客の利便性向上とともに業務効率化も図れる予約システム「リザエン」の導入をぜひご検討ください。

公式サイトはこちら

レンタルスペースは、低コスト・低リスクで規模を拡大しやすいため、個人・企業を問わず参入しやすいビジネスです。「安定的な売上を得にくい」「備品の盗難・破損リスクがある」という注意点もあるため、対策を行いながら運営することを心がけましょう。レンタルスペースを無人で運営する場合は、鍵の受け渡しや清掃の方法を検討することも大切です。

レンタルスペースを効率よく運営するためには、予約システムを活用するとよいでしょう。施設の運営に便利な予約管理機能・決済機能などを備える予約システム「リザエン」を活用し、レンタルスペースビジネスを成功に導きましょう。