整理券システムの概要・機能とは？導入するメリットも解説

整理券システムとは、順番待ちや予約の管理を整理券の発券で行うシステムです。整理券システムに、待ち人数やおおよその待ち時間などの情報が表示される機能が搭載されていれば、利用者は現状を把握しやすくなります。また、整理券には入場チケットとしての機能や抽選予約受付の証明書としての機能を持たせられるなど、運用の仕方はさまざまです。

整理券発行の方法も多様です。店頭の発券機から紙のチケットを印刷する方法、スマートフォンの画面やQRコードを使用する方法、インターネット上での発券といった方法があります。インターネットを利用すれば、どこにいても発券や順番確認ができるようになり、来店前の混雑を避けやすく、行列解消にもつながります。

整理券システムは、飲食店や医療機関など、順番待ちが生じやすい場所で特に有効です。オンライン予約と一体化したシステムも増えており、事前予約受付と連動すれば来店時の対応がよりスムーズになります。

提供できるサービスの数量に対して、利用を希望する人数が大きく上回る場合、整理券システムの導入が向いています。利用者の多さが混雑を引き起こし、順番待ち管理が難しくなるためです。

たとえば、混雑しやすいランチタイム・ディナータイムの飲食店や、入場者数に制限のある動物園や遊園地などが、整理券システムの導入が向いている施設に該当します。席数や人員数に限りがあり、一定の時間内に提供できるサービスの量が決まっているケースです。順番待ちをすれば利用できる場合は特に、入場整理券システムの導入により、待ち時間の公平な管理と効率化が期待できます。

また、先着順で購入の可否が決まる数量限定商品の販売や、イベントチケットの購入権の配付などでも、整理券システムの導入がおすすめです。

整理券システムには、整理券や整理番号の発行だけではなく、さまざまな機能があります。代表的な機能は、以下の通りです。

上記の機能により、整理券システムは単なる順番受付だけでなく、顧客体験の向上や業務の効率化にも貢献します。たとえば、予約の一元管理や待ち時間の案内に関する機能を導入すれば、顧客がスムーズにサービスを受けられるでしょう。また、分析機能を使えば、店舗の運営改善に必要なデータが得られます。多言語対応により、外国人顧客の利便性を高めることが可能です。

整理券システムの導入により、顧客側にさまざまなメリットが生じます。顧客側のメリットとして代表的なものが、待ち時間の有効活用により、受付が簡単になることです。以下では、顧客側のメリットを2つ紹介します。

整理券システムの導入により、顧客は自分自身で待ち時間の使い方を選べるようになります。従来、名前が呼ばれるまで店内で待つ必要がありました。しかし、整理券システムを使えば、順番待ち状況が明確になります。システムによっては、スマートフォンを通じて待ち時間を確認したり、順番が近付いたときに通知を受け取ったりすることも可能です。

「待ち時間が長い場合は他の店舗を訪れる」「一度帰ってから再度来店する」など、顧客は店外で自由に時間を過ごせます。待ち時間が短ければ、店内で待つ間のストレスも少なくなるでしょう。

整理券システムを導入すると、受付時にかかる顧客の手間を大幅に減らせます。従来の受付方法では、店舗に来店して名前を記入する必要がありました。整理券システムを利用すれば、名前を書かなくても番号が記載された券を受け取るだけで済みます。

オンラインで手続きが可能な予約受付システムであれば、来店する必要もありません。受付票に名前を書かないため、プライバシーが守られるのもメリットです。さらに、顧客はスマートフォンやPCを使って、いつでもどこでも予約ができるようになります。「営業時間内に電話ができない」「電話がなかなかつながらない」といった問題が解消され、顧客の利便性が大いに向上するでしょう。

整理券システムの導入は店舗側にも多くのメリットをもたらします。店舗側のメリットとして代表的なのが、「業務の効率化」「感染症対策の強化」「トラブル・クレームの防止」です。以下では、これらの店舗側のメリットを3つ解説します。

整理券システムの導入により、店舗は予約業務の効率化を実現できます。

紙媒体を主軸とした従来の受付システムでは、受付票の確認や名前の消去といった手作業が多く、効率的とは言えませんでした。しかし、整理券システムを使えば、大半の作業が自動化され、手間が大幅に削減されます。受付から顧客呼び出しまでの一連の流れがシステムにより管理されることで、従業員やスタッフは他の業務に集中できる可能性が高まります。

また、システムによる自動化は人為的なミスの減少にもつながり、受付業務の正確性が高まるのもメリットです。店舗運営全体の効率がよくなれば、サービスの質も向上するでしょう。

整理券システムの導入は、感染症対策としても効果的です。

新型コロナウイルスの影響で、以前よりも店舗における感染症対策の重要性が高まりました。整理券システムであれば顧客が店内で待つ必要がなくなるため、店舗内の待機人数を減らすことが可能です。また、名前を書くために共用のペンを使用する必要もありません。

Webで受付できるシステムなら来店時間の分散や利用人数の制限も容易になり、感染症対策としての効果が期待できます。安全な店舗環境を提供できれば、顧客からの信頼も高まるでしょう。

整理券システムの導入は、トラブルやクレームの防止にも効果的です。

顧客が多い店舗では、待ち時間への苛立ちがクレームの原因になることがあります。整理券システムがあれば、顧客は事前に待ち時間を確認し、呼ばれる時間に合わせて来店できるため、待ち時間に関するクレームが大幅に減少するでしょう。

また、店頭行列での「割り込み」や「順番の不公平」といったトラブルも、整理券システムによって解消されます。発行された整理券に基づき正確に順番管理できるため、顧客間や顧客と従業員間のトラブルも減るでしょう。さらに、待ち行列による周辺の混雑や騒音などが原因の住民からのクレームも、整理券システムによる混雑緩和で防げます。

予約システムとは、予約に関する業務をクラウド上で一元管理できるツールです。予約情報の登録・更新・削除などがオンラインで完結し、顧客からの予約状況がリアルタイムで更新されます。オンラインで整理券・整理番号を発行する機能を必要としている場合は、予約システムの導入も選択肢の1つです。

「リザエン」は、多様なビジネスシーンに適応する高機能な予約システムです。予約台帳機能によるリアルタイム管理や予約サイト作成、複数店舗に対応する権限分けなどの機能があります。サポート体制も充実しており、初心者でも安心して使えるでしょう。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

提供できるサービス量よりも、サービスの利用を希望する人が大きく上回る場合は、整理券システムの導入を検討しましょう。整理券システムを導入することで、顧客にとっては待ち時間を有効に活用できるようになり、受付に関する手間を軽減することにつながります。また、店舗側にとっても業務効率化などのメリットを期待できます。

オンラインで整理券・整理番号を発行したい場合は、予約システムの導入がおすすめです。予約システムのリザエンは、さまざまな業種に柔軟に対応できる高機能システムです。整理券・整理番号の発行をオンラインで行えるようにシステムを構築したい場合は、ぜひリザエンの導入をご検討ください。

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