【クリニック・診療所】予約システム5選｜必要な機能も解説

一口に「予約システム」と言っても、製品によって搭載されている機能はさまざまです。そのため、クリニックが予約システムを導入する場合は、自院にとって必要な機能が備わっているものを選ぶ必要があります。

クリニックの予約管理を効率化するためにおすすめの機能は、下記の通りです。

●リマインドメール機能

リマインドメールとは、予約日が近付いていることを伝えるメールであり、予約忘れや日程の間違いによる当日キャンセルを防止するために効果的です。

予約忘れや日程の間違いがあると、その分の日程を別の日に確保しなければならず、本来予約が入っていた時間帯にも空きが生じます。なるべく多くの患者さんを受け入れる上で、リマインドメール機能は重要です。

●高度なセキュリティ機能

クリニックのような医療機関では、多くの患者さんの個人情報を取り扱うため、高度なセキュリティの下で、慎重に管理することが大切です。一度セキュリティ面でのトラブルが発生すると、患者さんからの信用を失い、クリニックの集患に影響が出る可能性があります。

予約システムを導入する前に、どのようなセキュリティ機能が搭載されているのかを、入念に確認してください。

●会員制予約サイト機能

会員制予約サイト機能も、クリニックにおすすめの機能として挙げられます。患者さんを限定している場合は、オープンな予約サイトよりもクローズドな予約サイトのほうが、予約情報を管理しやすいためです。会員制予約サイト機能を活用すれば、企業単位で実施する健康診断など、一度に多数の患者さんが利用する場合でも効率的に予約管理できます。

予約システムを導入すると、クリニック側と患者さん側の双方にとって、さまざまなメリットがあります。代表的なメリットは、下記の3つです。

●患者数を平準化できる

予約システムを導入すれば、曜日や時間帯による予約の偏りを減らせるようになるため、患者数を平準化できます。クリニック側にはスタッフや機器の限界があり、来院した患者さんを一度に受け入れることはできません。予約に偏りがあると、患者さんに待ち時間が生じてストレスが溜まる上に、クリニックの負担も大きくなります。

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患者数を平準化できれば、待ち時間が生じにくくなり、満足度の向上につながります。クリニックの職員にも余裕が生まれやすくなり、患者さんへのより丁寧な対応が可能となる点もメリットです。

●人為的なミスを減らせる

通常の予約管理では、患者さんの個人情報や希望する日程、現在の症状などを電話や対面で聞きながら、手作業での入力が必要です。そのため、どれだけ注意していても、人為的なミスが発生する可能性があります。

予約システムを導入すれば、患者さんからの予約内容が管理画面に自動反映されるようになり、人為的なミスを最大限に軽減することが可能です。人為的なミスを未然に防止できれば、修正の手間もなくなるため、組織全体の生産性向上にもつながります。

●患者さんがいつでも予約できる

予約システムによりオンライン上での予約が実現すれば、クリニックの受付時間にかかわらず、患者さんが自由に予約可能です。仕事終わりや寝る前などの時間に気軽に予約できるようになり、患者さんの満足度向上につながります。

近年は予約管理の重要性が高まっており、さまざまなクリニック向けの予約システムが生まれています。そのため、予約管理を最大限効率化させるには、自院に合った予約システムの選択が大切です。

ここでは、クリニックにおすすめの予約システムを5つ紹介します。

【特徴・魅力】

診療予約2020は、60日間無料で利用できる上に、初期費用もかからないため、気軽に使い始められる点が魅力的です。まずは予算を抑えて予約システムを試したい、と考えているクリニックには最適だと言えます。

管理画面が分かりやすく、使い方は簡単であるため、初めて予約システムを利用する場合でも安定した運用が可能です。

出典：診療予約2020

【特徴・魅力】

ChoiceRESERVEは、2010年のサービス開始以降、企業・クリニック・学校など幅広い業種で導入されてきた実績と高い信頼性を誇っています。利用開始後はもちろん、導入時も専門のスタッフがサポートしてくれるため、安心です。

解析ツールのタグ設定をすれば、どのような経路で予約サイトを訪れたのかを分析でき、集患力の向上にも生かせます。

出典：ChoiceRESERVE

【特徴・魅力】

STORES 予約は、テンプレートを選ぶだけで簡単に導入できるため、Web関係の知識がないクリニックにもおすすめです。自動DM機能が搭載されており、リマインドメールも自動的に患者さんへ送られます。

患者さんは専用アプリからも予約可能であるため、移動中やスキマ時間を使って手軽に予約でき、満足度向上につながります。

出典：STORES 予約

【特徴・魅力】

ドクターキューブは、医療機関に特化した予約システムで、予約時に簡易問診表をとることが可能です。事前に症状を把握できれば、当日のスムーズな診察や、感染症拡大を防ぐための隔離の判断ができるようになります。

「順番予約」「時間予約」「時間枠予約」に対応しており、各クリニックに併せた柔軟な活用が可能です。テキストによる予約だけではなく、自動音声予約にも対応しているため、高齢の患者さんが多いクリニックにもおすすめできます。

出典：ドクターキューブ

【特徴・魅力】

リザエンは、エンタープライズ版のプランを利用することで、自院に最適なシステムへとカスタマイズできます。専門エンジニアがヒアリングの上、導入までを徹底的にサポートするため、幅広い要望に対応が可能です。

予約の際には、「会員登録が必要」「会員登録なし」「その両方」の3つからルールを選んで設定できるため、クローズドな予約管理を行うこともできます。予約情報は、プライバシーマーク取得企業が24時間体制で有人管理しており、セキュリティ面でも安心です。システムの操作性は直感的で使いやすいため、デジタル化に不安のある方からも支持を集めています。

出典：リザエン

クリニックが予約システムを導入すれば、予約情報を一元的に管理できる上に、「患者数の平準化」や「人為的なミスの防止」などのさまざまなメリットが生じます。特に、メール機能や高度なセキュリティなどが備わった予約システムはクリニックに適しており、生産性を大きく高めます。

ただし、予約システムには多くの製品があるため、特徴を比較しながら、自院に合ったものを導入することが重要です。ぜひ、この記事を参考に予約システムを選択し、予約管理を効率化させてください。