【眼科】予約システムに必要な機能とは？おすすめ5選も紹介

予約システムにはさまざまな機能があるため、眼科クリニックの特性を踏まえて導入する製品を選ぶ必要があります。ここでは、眼科クリニックに共通して必要な機能を、3つ紹介します。

●メール返信機能

メール返信機能は、予約確認メールやリマインドメールを自動で送信できる機能です。眼科クリニックを利用する患者さんの中には、予約日を間違って覚えていたり、予約したことを忘れたりする人もいます。

眼科クリニックが予約システムを導入する場合は、メール返信機能が欠かせません。メール返信機能があれば、予約した患者さんに確実な通院を促すことが可能です。メール送信を自動化できるため、眼科クリニックのスタッフが手作業で送る手間もなくせます。

●高度なセキュリティ機能

医療機関である眼科クリニックでは、患者さんの個人情報が流出しないよう、非常に慎重な管理が求められます。そのため、高度なセキュリティ機能が搭載されているかどうかも、予約システムを選ぶ際のポイントです。

システム導入の際には、暗号化通信やプライバシーマークの取得など、どのようなセキュリティ対策がなされているか入念に確認してください。

●24時間予約受付機能

24時間予約受付機能が搭載されているかどうかも、ポイントです。予約をいつでも受け付けられる状態にしていれば、予約機会を逃すことがなくなり、集患状況の改善につながります。

また、目の不調を感じた患者さんは、なるべく早く眼科クリニックに予約を入れたいと思っているでしょう。すぐに予約できることで、患者さんの安心感も高まるため、自院への満足度が大きくなる副次的なメリットもあります。

予約システムを導入する際は、搭載機能以外にも、いくつかのポイントに注目する必要があります。特に押さえておくべきポイントは、下記の通りです。

●患者さんにとって使いやすいシステムか

眼科クリニックは、幅広い年齢層の患者さんが利用するため、誰が使っても操作しやすい予約システムの導入が大切です。特に、高齢者の場合はスマホやパソコンの操作に慣れていない方が多く、操作性が複雑だと予約を完結させられない可能性があります。

可能であれば、予約システムを導入する前に、実際に自分たちで使うことで、使いやすさを確認するとよいでしょう。

●検査・処置を分けて管理できるシステムか

眼科クリニックは、他の診療科に比べると検査や処置の数・割合が大きい傾向です。そのため、検査や処置の内容ごとに予約データを分けられるほうが、予約情報を効率的に管理できます。検査・処置を分けずに管理すると、ある患者さんに大がかりな診察が発生し、定期検査ですぐ終わるはずの患者さんに長時間の診察待ちが発生する事態が起こります。

検査・処置を分けて管理できれば、予約内容を踏まえてスケジュール設定ができ、スムーズなクリニック運営が可能です。

●お試し期間のあるシステムか

無料で使えるお試し期間があるかどうかも、重要なポイントです。どのようなシステムが合うのかは、眼科クリニックごとに異なるため、お試し期間・試用版のあるシステムを選んで、合っているのか確かめることをおすすめします。

なお、お試し期間・試用版のある予約システムを選ぶ際は、事前に自院に必要な条件を整理し、希望を満たす製品にしてください。

予約管理の効率化を望む医療機関が多くあるため、眼科クリニック向けの予約システムには、さまざまな製品があります。自院における予約管理の効率を最大限に高めるには、適切な製品の選択が重要です。

ここでは、眼科クリニックにおすすめの5つの予約システムを、特徴や魅力とともに解説します。

ヨヤクルの予約画面は、ボタンが少ない設計になっており、最短2クリックでの予約が可能です。インターネット予約に慣れていない患者さんでも、気軽に予約できます。自動音声の指示に沿って、ボタンを押すだけで予約できる機能も搭載されているため、年配の患者さんが多い眼科クリニックでも安心です。

予約日時や診察の順番を通知する機能もあり、患者さんの予約忘れや遅れなどの防止に役立ちます。

出典：ヨヤクル

ChoiceRESERVEは、解析ツールのタグ設定をすれば、予約サイトの集患状況を分析できるため、患者さんを集める上でも利便性が高いシステムです。会員以外は予約画面を利用できない「完全会員制」の設定も可能であり、状況に応じたクローズドな運用もできます。

「SSL/暗号化対応」「管理者ログの取得」「固定IPアクセス制限」など、セキュリティ機能が豊富にある点も魅力的です。

出典：ChoiceRESERVE

診療予約2020は、60日間という長期間の無料期間があり、自院に合うかどうかの入念な確認を希望する眼科クリニックにおすすめです。導入・運用にあたっては、専門のスタッフがサポートしてくれるため、導入作業をスムーズに進められます。

患者さんは、診察開始時刻をスマホや携帯電話で確認できるようになり、スタッフが説明する負担が軽くなるため、クリニックにとってもメリットが大きいと言えます。

出典：診療予約2020

テルミー iは、順番に受け付ける順番予約制や、日時を指定する日時予約制、またはその両方など、複数の予約方法に対応しています。患者さんには、個人の専用ページが作成されるため、2回目以降の効率的な予約が可能です。

予約時に問診表のダウンロードもできるため、事前に記入してもらえば、当日の受付がスムーズになります。

出典：テルミー i

リザエンは、インターネット・電話・窓口予約の各予約情報を一元的に管理できるシステムであり、24時間の予約受付が可能となります。

操作しやすい画面設計であるため、初めて導入する場合や、デジタル関係の知識が自院に蓄積されていない場合でも安心です。患者さんにとっても使いやすい予約システムであるため、高い満足度を期待できます。

1か月間の無料トライアル期間があるため、「まずは自院に合っているか確かめたい」と考えている眼科クリニックにとっても最適です。

出典：リザエン

眼科クリニックの予約管理を効率化させるためには、「予約システム」の導入が効果的です。ただし、ただ導入すればよいわけではなく、「メール返信機能」や「高度なセキュリティ機能」など、眼科クリニックの特性に合った機能を搭載している必要があります。

近年は業務のIT化が進んでおり、一口に「予約システム」と言っても、さまざまな製品があるため、特徴を比較した上で自院に合ったものを選ぶことが重要です。ぜひ、この記事の内容を参考に、眼科クリニックにおける予約管理を効率化してください。