八王子市教育委員会スポーツ施設管理課の施設予約

八王子市様では、市内の新たな体育館の建設に伴い、老朽化した既存のシステムをリプレースするという計画が持ち上がっていました。その計画に相乗りする形で、旧システムを使っていた体育施設だけでなく、福祉施設やイベント施設等、様々な予約フローを持った団体が名乗りを上げました。

そこで弊社では、それらの各団体にヒヤリングをおこない、全ての要望に応える機能を持ち、それぞれ独自のルーリングの元に予約の管理を行える多機能なシステムを構築、導入させていただきました。

それにより市民の方々の予約利便性の向上、利用者登録フローの簡略化、運営団体側の予約業務コストの削減に大きく貢献させていただきました。

・システムのリニューアルが急務であったが、莫大な項目の管理が行えるシステムとして開発する必要があった。

・人気が集中する予約枠があるため、抽選機能を導入し、平等に施設の利用が出来るように配慮が必要だった。

・各施設の担当者が、現在の予約状況を把握する必要があるが、PC設備や通信環境のない施設での運用も考えなければならなかった。

弊社では、これまで多種多様なシステムを開発させていただいたノウハウを社内で共有し、どの様な案件に対しても柔軟にその情報、開発資産を活用できるように体制を整えています。

本件ではそれを最大限に活用し、極めて多機能で複雑な要件を持つシステムを高い信頼度で開発いたしました。

施設を早い者勝ちではなく、平等に予約できる事を可能にするため、予約枠の抽選機能を実装しました。管理者が定めた一次締め切り前に予約した場合に抽選をおこない、抽選が終わった後も枠が空いている場合に限り、無条件で予約ができるフローになっています。

通信環境の整っていない施設にも予約状況の共有が必要だったため、システムとFAXを連携、毎日定時に各施設に対し、予約状況のデータを送付する機能を実装しました。