会議室が足りない原因｜効率的な活用を実現する予約システムも紹介

会議室が足りなくなる原因には、さまざまなものがあります。なかでも、大きな原因として考えられるものは、下記の3つです。

●会議室の絶対量が不足している

●無駄な会議が発生している

●空予約が発生している

また、会議室が足りないことを想定して、日時がはっきり決まっていないにもかかわらず、会議室を予約してしまうケースもあるでしょう。頻繁すぎる仮予約や、仮予約のキャンセル忘れは、会議室不足の悪循環につながるため注意が必要です。

会議室の不足を解消する方法には、さまざまなものがあります。無駄な会議が問題であることは確かですが、何が無駄であるのかは、画一的に決められるわけではありません。また、無駄な会議を減らす目的で、むしろ必要な会議を減らしてしまい、社内コミュニケーションを不足させる可能性もあるため、現場レベルで慎重に考える必要があります。

会議室の不足を解消するためには、まずは会議室の効率的な利用や絶対量の問題を解消するべきです。ここでは、会議室の不足を解消する主な方法を3つ紹介します。

オンライン会議システムとは、Web上で会議を行うシステムです。参加者が同じ場所に集まらずに会議ができるので、コロナ禍で活用機会が増えています。

オンライン会議は、場所を選ばず会議に参加でき、人数制限がないメリットがある一方で、通信状況によってはスムーズに会議が進まない点がデメリットです。

オンライン会議システムを活用する場合は、社内会議はオンライン会議を、取引先との会議は会議室を使用するなど、使いわけるとよいでしょう。オンライン会議システムをうまく活用することで、会議室不足や空予約を防ぎ、会議室運用の効率化が図れます。

コワーキングスペースとは、フリーランスやスタートアップ企業が、仕事場を共有しながら働く場所です。インターネット設備や複合機、貸し会議室などの設備があり、快適に仕事が進められます。

会議室の絶対数が足りていない場合、コワーキングスペースの利用により会議室不足の解消が可能です。月単位で気軽に借りられる場合も多く、会議室などの設備も利用できます。

注意点としては、コワーキングスペースは開かれた空間であるため社内の気軽なミーティングには適していますが、機密事項を扱うような重要な会議には適していない点です。会議の性質に応じて、利用の可否を検討しましょう。

予約システムは、会議室の予約や利用状況の確認など、予約管理を行うシステムです。「予約」「キャンセル」「予約状況・利用状況確認」「会議開始・終了通知」など、効率よく会議室が利用できるサポートを行います。

会議室の予約キャンセル忘れは、会議室不足の原因です。予約システムは、予約日時が近づいた際のお知らせや、開始時刻を過ぎても利用確認ができなかった場合の自動キャンセル機能もあります。

リアルタイムで会議室の利用状況を知ることができるので、すぐに会議室を利用したい場合にも、素早い対応が可能です。

予約システムは、空予約や二重予約を防止し、会議室を効率的に運用するための最適なツールと言えるでしょう。

社内にある会議室の予約管理を効率的に行えるシステムと一口に言っても、さまざまなシステムがあります。自社の状況・ニーズに合った予約システムを選ぶことで、会議室の効率的な活用・管理が実現可能です。

ここでは、会議室の効率的な活用・管理を実現できる予約システムを4つ紹介します。

iMeeting-Rは、さまざまなグループウェアに対応しており、「Outlook」「Googleカレンダー」などと予約連携ができます。

「仮予約機能」を使用すれば、会議候補日を複数日選択して予約可能です。仮予約の状態から本予約すれば、その他の仮予約日は自動キャンセルされます。会議室の無駄な予約を防ぐことで、効率化に期待できるでしょう。

touch-meeは、NFCシートを活用した予約システムです。名前の通り、会議室の入室・退出時にスマートフォンをかざして会議室の利用状況を管理します。

NFCシートはデザインも自由で、会社や会議室の雰囲気に合わせて作成できる点が特徴です。

会議室が複数ある場合は、「会議室マップ」として予約状況・利用状況を表示し、モニターで確認できる機能も利用できます。一目でどの会議室が利用されているのか把握できるため、空いている会議室をすぐに利用したい場合にも便利です。

ROOMLEADは、会社のデスクPCやスマートフォン、部屋前モニターから操作可能な予約システムです。部屋前モニターには、会議室の予約情報や利用状況の表示機能や、チェックイン・チェックアウト機能が備わっており、リアルタイムで利用状況が共有されます。

フロアモニターを設置すれば、急な来客や会議の際にもすぐに空き状況を確認でき、フロアモニターから会議室の予約が可能です。

会議終了時刻前になるとアラームで終了時刻を知らせる機能は、会議室の長時間化を予防します。さまざまな機能で空予約を防ぐだけでなく、会議室を有効活用する意識を高める予約システムです。

リザエンは、200業種以上のあらゆる予約に対応している予約管理システムです。

上記以外にも、さまざまな業種に対応しており、多くの企業で導入実績があります。また、予約タイプは4種類あり、目的や利用状況に応じてプランを選択できる点が魅力です。

会議室の予約・仮予約、予約変更などの基本機能の他に、Web会議システム（ZOOM）連携機能も備わっている点も特徴です。予約登録を行うと、自動でWeb会議用のURLを生成してメールで参加者へ通知を行い、管理担当者の業務負担を減らします。

会議室が足りない原因には、会議室の絶対量の不足や無駄な会議の発生、空予約が考えられます。特に、「空予約」は本当に会議室が必要な場合に利用できないなど、仕事を進める上で重要な問題です。

空予約は、予約システムを活用することで防ぐことができます。予約システム「リザエン」は、さまざまな業種に対応した予約システムです。クラウドで簡単に登録ができ、スマートフォン・パソコンから予約管理ができます。予約前にはリマインダー機能で通知し、空予約の対策にも使用可能で、会議室運用に最適です。

会議室を効率よく活用したいと考えている場合は、ぜひリザエンの導入をご検討ください。