Googleカレンダーで予約システムを作る方法｜メリット・デメリットも

Googleカレンダーは、Googleが提供するオンラインカレンダーおよびスケジュール管理サービスです。スマートフォン、タブレット、パソコンなど、インターネットに接続できるデバイスからアクセス可能で、Googleアカウントさえあれば誰でも使用できます。プライベートからビジネスシーンまで、幅広いユーザーからのスケジュール管理ツールとして利用されています。

Googleカレンダーの主な機能・特徴は以下の通りです。

Google Workspace（旧称：G Suite）を使用している会社も多いので、Googleカレンダーを使った予約システムは、多くのユーザーに馴染みやすいというメリットがあります。

ここでは、Googleカレンダーの予約枠機能を利用して、予約システムを作成する手順を解説します。なお、予約枠機能を利用するためには「Google Workspace」のアカウントが必要です。

Googleカレンダーを予約システムとして使うことには、メリット・デメリットがそれぞれあります。予約システムの運用を開始してからツールを変更すると少なからず工数がかかるため、はじめから自社に合ったツールを採用することが大切です。

まずは、Googleカレンダーを使用するメリットを5つ紹介します。

Googleカレンダーを予約システムとして活用するメリットの1つは、導入するためのコストがかからないことです。

「Google Workspaceのアカウントがある」という条件は付くものの、Googleカレンダーの予約枠機能は追加料金なしで利用できます。複数人での共有・公開設定、予約システムの長期維持なども現時点では無料です。

また、予約枠の作成手順も簡単であり、予約システム作成のために多くの時間を費やしたり専門職を雇ったりする必要がなく、時間的・人的なコストもかかりません。

Googleカレンダーの予約枠機能は、予約システムとして最低限必要な機能が揃っており、単純な操作で設定できることも強みです。「誰と情報共有するか」「誰にどこまで管理権限を持たせるか」といったことから、「組織の内外で予約システムの閲覧・変更可能レベルを一括で分ける」ことまで、簡単に設定できます。

反対に、カレンダーの共有が不要となったアカウントは、すぐに連携を解除することもできます。Webブラウザに接続できる環境さえあれば、外出先からも管理画面へアクセスすることが可能です。

Googleカレンダーで予約システムを作るために特別な技術的スキルはいりません。

Googleカレンダーは、直感的にも分かりやすく使いやすいツールです。パソコン操作に不安がある方でも、一度理解すれば、その後は簡単にGoogleカレンダー内で予約システムを作成・管理することが可能です。

また、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも予約システムを管理できるので、出先でも予約状況を随時確認できます。

Googleカレンダーの予約システムは、お客様にとっても非常に使いやすいです。共有されたカレンダーリンクをクリック（タップ）すれば、利用可能な予約枠が一目で確認でき、予約枠をクリックすることで簡単に予約できます。

また、Googleアカウントを持っているユーザーであれば、予約を自分のカレンダーに追加し、リマインダーを設定することも可能です。

Googleカレンダーは、他のGoogleサービスだけでなく、サードパーティ製のアプリケーションとの連携も可能です。

たとえば最近では、サイボウズ株式会社のkintoneなどと連携できるようなプラグインも開発されています。ほかにも、勤怠管理や経費精算のSaaSなど、Googleカレンダーと連携できるサービスが多くあります。

続いて、Googleカレンダーで作る予約システムのデメリットを5つ紹介します。予約システム専用のSaaSが市場に多くある以上、Googleカレンダーではやはり補え切れない部分があるのも事実です。

予約システムはユーザーと企業をつなげる接点でもあり、ユーザーの体験価値にも大きくつながる部分ですので、慎重に検討していきましょう。

Googleカレンダーの予約枠は操作が容易である反面、機能が豊富とは言えません。高度な入力フォームの設置は困難なため、予約システムから取得できるデータは「Googleアカウントに登録された名前」「メールアドレス」程度となります。住所や連絡先といった情報は取得できず、予約者がアカウントに仮名を使用していた場合、相手を特定できない状態になりかねません。

Googleカレンダーの予約枠を利用する際は、事業者・予約者の双方がGoogleアカウントを所持している必要があります。

事業者側は法人向けアカウントである、「Google Workspace」への登録が必須となっており、個人向けアカウントでは利用できません。Google Workspaceは月額制のため、法人用に用意されたほかの機能を利用しない場合は費用対効果が見合わない可能性があります。

また、予約者がGoogleアカウントを持っていない場合は、アカウントを取得してもらわなければなりません。

Googleカレンダーは基本的には個々の予約枠に対して1人の参加者を想定しており、同じ予約枠に2人目が予約することはできません。つまり、1つの予約枠に書き込める予約件数は1つ分だけです。仮に同じ時間に10人分の予約を受けたい場合は、予約枠も10個作らなければなりません。

たとえばクラスやセミナーのような、複数の人が同じ時間帯に予約を入れることが必要な場合には、Googleカレンダーだけでは対応が難しいでしょう。これに対応するためには、他のツールと組み合わせて使うか、複数人予約に対応した専門的な予約システムを検討する必要があります。

Googleカレンダーは機能性に重きを置いて設計されているため、デザインの自由度やカスタマイズ性はそれほど高くありません。たとえば自社サイトにGoogleカレンダーを埋め込めば、Googleカレンダーがサイト全体のデザインから浮いてしまう可能性もあります。

自社のブランドイメージに合わせて予約システムをカスタマイズしたいと考えている場合には、Googleカレンダーは向かないでしょう。

Googleカレンダーは業界・業種問わず使える汎用的なツールであり、特定の業種や特殊な使用ケースに対応するための高度なカスタマイズ機能は提供していません。

たとえば、予約ごとに異なる価格設定を行ったり、特別な予約条件を設定したりすることは直接的にはサポートされていません。これらの高度な機能を必要とする場合、業種特化型の予約管理ソフトウェアを検討することをおすすめします。

Googleカレンダーで予約システムを作成するよりも、予約システム専用のツールを使ったほうがよい理由は以下のとおりです。

〇機能が豊富である

〇サポートを受けられる

Googleフォームとは？使い方やメリット・デメリットを解説

多くある予約システムの中でも、特におすすめする予約システムが「リザエン」です。リザエン」は、200以上の業種が必要とする予約システムに対応しており、1995年の創業以来1,000を超えるWebシステムの開発に関わってきました。

高い品質とセキュリティレベルを誇り、予約受付・顧客情報取得はもちろん、事前決済機能の搭載や自動確認メールの送信振り分けなど50以上の機能を取り揃えています。エンタープライズ版であれば、標準機能だけでは補い切れない要望にも、個別の案件に合わせて独自の予約システムにカスタマイズが可能です。

ビジネス版・エンタープライズ版の違い

また、リザエンは充実したサポート体制を整えています。システムの基本的な設定・操作方法や仕様の詳細は「リザエンマニュアルサイト」で確認できるほか、疑問が発生した場合はサポートスタッフが対応してくれるため安心です。また、サービスに関する最新情報は「カスタマーポータルサイト」でリアルタイムに確認できます。

機能の高度さ・豊富さや、サポート体制を重視して予約システムツールを導入したい場合は、ぜひリザエンをご検討ください。

Googleは、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleサイト、Googleフォームをはじめとして、さまざまなサービスを提供しています。Googleカレンダーもその1つであり、Google Workspaceに入っていれば、Googleカレンダーで予約システムを無料で作ることも可能です。

そのため、「簡易的なものでいいから、急いで予約システムを作りたい」という場合には、Googleカレンダーが便利でしょう。ただし、予約の詳細情報を把握することが困難であるうえ、個人用のアカウントでは予約枠機能を利用できないなど、デメリットも多くあります。

予約者の連絡先・会員番号などを把握したい場合や、決済・顧客管理機能などを搭載したい場合は、予約システムツールの導入がおすすめです。予約システムを導入する際は、多くの実績と充実したサポート体制を誇るリザエンをご検討ください。