株式会社増田塾の入塾面談管理システム

増田塾ではやる気のある生徒のみ入塾を許可するため、必ず事前に面談および体験受講を経なければなりませんが、その面談の予約を電話で受付け、オペレーターがスケジュールを登録していくシステムを新規で構築したい、というご相談をいただき、リザベーション・エンジンをカスタマイズして実現する方向でご提案させていただきました。

それにより既存オペレーションの実現や精度向上、直観的に操作できるよう使い勝手の最適化など、様々な要望を低コストで満たすことに成功しました。

・予算が限られているため、その予算内で必要なシステムを構築する必要がある

・意図しないファイル上書きやダブルブッキングなど、共有領域においてあるExcelを直接編集するという方法で管理していたため、日常的に人為的なオペレーションミスが発生している

・既存の機能はすべて実現する事はもちろん、日々多数の電話予約を捌く必要があるため、使い易さにこだわったシステムとする事をマストとしたい。ただし社内からはアイデアが出ないので、具体的な内容については提案してほしい

既存のオペレーションは例外なくwebに移管する必要がありましたが、必要となるシステムの規模に対し、予算にそれほど余裕のある状態ではなかったため、パッケージを元にカスタマイズでの導入をご提案させていただきました。

＜パッケージ導入を選定した理由＞

当初はスクラッチで開発を、という事で相談をいただいていたのですが、電話受付でのスケジュール登録、受付内容の各種集計、そのもととなる各種マスタの管理機能など、弊社の予約システムであればそれらの地盤となる機能がすでに整っており、それらに手を加える事によって1から開発を行う事に比べ圧倒的なコストメリットをお見せする事ができると考え、ご提案をさせて頂きました。

その上で機能面などに問題がないことを確認いただき、導入を決定いただきました。

社内の共有領域に設置したExcelファイルを、電話を受けた複数のオペレーターが同時に編集していくというオペレーション上、日常的にダブルブッキングやファイルの上書きなどのトラブルが起きていた。

それらExcelで行っていたオペレーションをweb上のシステムへ機能移管する事により、トラブルのリスクを極めて低い物とする事に成功しています。

これまでExcelで対応している機能については例外なく全てwebシステムとして移管を行う事を大前提として、弊社のこれまでの知見を活かしたインターフェースをご提案させていただくことにより、電話を受けながらスケジュールを操作していくというオペレーションの対応スピードの向上とミスの更なる低減を実現いたしました。