予約管理をエクセルで行う方法｜効率化につながるシステムも紹介

予約管理表とは、電話またはオンラインで顧客から予約が入った場合に、予約内容を記入する表のことを指します。飲食店やヘアサロン、医療機関などのさまざまな施設で、予約管理表は不可欠な存在です。

予約が入ったにもかかわらず、きちんと予約できていなければ顧客は不満を抱きます。予約トラブルを防ぐため、予約管理表によって抜け・漏れのないように予約を管理することが大切です。

予約管理表は、予約の流れや顧客のニーズを把握するのにも便利です。予約管理表があれば、予約状況が変化した場合でも現状を一目で把握できる上、スタッフ間でも情報を共有しやすいため、対応の効率が上がります。

過去の予約履歴を記録しておけば、将来的なマーケティングや経営戦略にも役立てられるでしょう。このように、予約管理表はスムーズな予約対応を実現し、顧客満足度を高めるための重要な役割を果たします。業種を問わず、予約管理表の整備は業務の効率化に欠かせません。

シンプルな予約管理表であれば、エクセルでも作成が可能です。エクセルは広く普及した表計算ソフトであり、専門知識や技術がなくても基本的な機能はすぐに使えます。

例えば、会議室や社用車の予約管理、あるいは店舗の予約台帳の置き換えとしての用途なら、手書きの管理よりも効率的です。また、エクセルにはセルの色分けや計算機能などもあるため、項目をカスタマイズすれば自社運用に適した予約管理表を作れます。

ただし、予約件数が多くなる場合や複雑な管理をしたい場合は、運用に工夫が必要となることもあります。コストを抑えつつデジタルでの予約管理を始める方法の1つとして、エクセルは比較的導入しやすい選択肢です。

予約管理表に必要な項目は、以下の通りです。

予約管理表に、あまり多くの項目は必要ではありません。余計な項目はカットし、シンプルな管理表を作成することで、見やすく使いやすいツールになります。

予約管理表の必須項目の中でも、特に重要なのは「予約者の氏名」と「予約希望日時」です。そのほかの項目については、店舗や施設にあわせて調整するとよいでしょう。

エクセルは、マイクロソフトが提供する表計算ソフトです。エクセル以外の表計算ソフトでも、予約管理表の作成方法は、ほとんど共通しています。ノートなどの紙ベースに手書きで予約情報を記入するよりも、エクセルによる予約管理のほうが比較的簡単で正確です。

エクセルで予約管理を行う方法には3つの方法があります。どのような方法を選ぶのかによって、予約管理の担当者に求められるスキルや、予約管理で実現できる内容は異なります。

ここからは、予約管理表をエクセルで作成する3つの方法と作り方を解説するので、ぜひ参考にしてください。

予約の少ない小規模の店舗などでは、簡単な表を自作すれば予約管理が可能です。

例えばエクセルの横方向に、予約者氏名や予約人数などの項目を設けます。スタッフは予約電話に対応する際に、エクセルの内容をもとにヒアリングしながら予約管理表を埋めます。予約に必要な情報を事前に取りまとめておくことで、いつ・誰が対応しても、抜け漏れなく予約を受けられるので安心です。

また、エクセルにはソート（並べ替え）機能があるため、電話を受けた順に入力していても、すぐに予約日時順に並べ替えられます。特定日時の予約のみの表示も簡単なので、電話対応をしながら、該当日時の予約の有無をすばやく確認できます。

エクセルを使った簡単な表の作成方法は下記の通りです。

シンプルな表でも役立ちますが、細かい項目や情報の整理方法にこだわると、さらに便利です。また、表を作成する際に「テーブル」を使用すると、セルの色や罫線を細かく設定する手間が省けます。予約表として使いたい範囲を選択した状態で「挿入」から「テーブル」をクリックし、できた表に必要な項目を入力すればOKです。

エクセルの使用方法に詳しい場合は、VBAやマクロを使った予約管理表の作成が便利です。

VBAとはエクセルなどで利用できるプログラミング言語で、マクロとはコンピュータ操作を自動化する機能を指します。エクセルのVBA・マクロを使うと、手間のかかるエクセル操作を自動化できるため、何時間もかかるような作業でもすぐに終わります。

予約管理を自動化すると、「新規予約を追加する際に、すでにその枠が埋まっている場合には予約不可にする」といった機能の追加が可能です。

マクロで操作内容を保存する手順は下記の通りです。

「開発」→「Visual Basic」からVBAのコードを手書きで作成すれば、より柔軟な自動化機能も追加できます。しかし、VBAを扱うにはプログラミングの知識が必要なため、簡単な操作から始め、徐々に複雑な機能を追加していくとよいでしょう。

「自分でエクセルの予約管理表を作るのは難しい」という場合は、インターネット上で配布されているテンプレートの利用をおすすめします。

インターネットで「予約管理表 エクセル テンプレート」などと検索すると、さまざまなテンプレートが表示されます。レストラン予約や宿泊予約など、業種ごとに適したテンプレートがあるため、使いやすい予約管理表を入手できるでしょう。

既存のテンプレートの利用からスタートして、使いやすい管理表に少しずつ調整していけば、エクセルが苦手な人でも無理なく予約管理表を導入できます。

エクセルを使った予約管理には、導入コストの低さや手軽さ、優れたカスタマイズ性など、さまざまなメリットがあります。手書きでの予約管理に不便さを感じているのであれば、導入を検討する価値はあるでしょう。

以下では、予約管理をエクセルでする主なメリットを4つ解説します。

エクセルを使った予約管理方法の最大のメリットは、導入コストを抑えられる点です。多くの企業や店舗で使用される業務用パソコンのほとんどには、エクセルが既にインストールされているため、新たなソフトウェアの購入費用はかかりません。

また、新しいソフトウェアの操作手順を覚えたり、システムを構築したりする必要がないため、運用開始までの時間と手間も少なくなります。初期投資を抑えたい小規模な店舗や、コスト面での負担を軽減したい事業者にとって、エクセルは非常に魅力的な選択肢と言えるでしょう。

エクセルで作成した予約管理表は、手書きに比べてデータが視覚的に見やすく、管理しやすいのもメリットです。手書きの場合、誤字脱字や書き損じが起こりやすく、ミスの発見や修正も手間がかかりますが、エクセルを使えばこれらのリスクを軽減できます。

また、エクセルの並べ替えやフィルター機能を使えば、予約内容を日時や氏名などで瞬時に整理でき、必要な情報の検索や確認も容易です。複数人で情報を共有できるため、予約に関するトラブルも減少します。さらに、デジタルデータとして保存すれば、過去の予約・来店情報を簡単に参照できるのも大きな利点です。

エクセルの大きな強みは、カスタマイズの自由度が高い点です。エクセルの表計算機能や関数、フィルター機能を活用することで、業務に合わせて必要な項目を自由に追加・変更できます。例えば、飲食店では予約者の電話番号やテーブル番号、美容院では施術コースなど、業種に応じて独自の項目を簡単に設定可能です。

また、無料ダウンロードできる予約受付表テンプレートも豊富に提供されており、少しの編集ですぐに使える予約管理表が作成できます。テーブルを利用してフォーマットを作成したり、マクロやVBAを使って自動化機能を追加したりすれば、さらなる効率化が図れるでしょう。

エクセルの基本操作を知っていれば、特別なスキルがなくても簡単に予約管理表を作成できるのもメリットです。エクセルは学校や日常業務で使用したことがある人が多いため、新しくツールを導入する際の研修や教育が必要ない場合が多いでしょう。

さらに、エクセルはインターネット上のサポート情報が豊富で、分からないことがあればすぐに解決策を見つけられます。初めてデジタルでの予約管理に挑戦する店舗にとっては、エクセルは手軽に導入できる便利なツールと言えるでしょう。

エクセルを使った予約管理には、コスト面や簡便さといった多くのメリットがある一方、運用する上でいくつかのデメリットも存在します。特に、データの手動管理や複数人での共有作業などにおいて、不便さを感じることが珍しくありません。

以下では、エクセルを使った予約管理における主なデメリットを4つ紹介します。

エクセルでは、データが増えるにつれてファイル管理が煩雑になりやすくなります。予約管理表は、日や週ごとに新しいファイルを作成するのが一般的です。結果としてファイルの数が増えてしまい、後で特定の予約データを探すのに手間がかかる場合があります。

特に予約件数が多い店舗では、ファイルの管理が煩雑になりがちです。また、予約内容の変更やキャンセルも手作業で行う必要があり、最新の状態を保つのに労力がかかります。日頃からファイルの管理を徹底し、運用法を統一していないとファイルを探す手間や更新漏れが発生しやすくなり、業務の効率が落ちかねません。

エクセルは柔軟性が高いため、個別のニーズに合わせた予約管理表を作成できるのがメリットです。しかし、同時にその作業が属人化しやすいデメリットもあります。

例えば、特定の担当者がファイルの作成や管理を1人で行っている場合です。対応担当者が不在時には、ほかのスタッフが予約の確認や変更をスムーズにできないリスクがあります。特に、VBAやマクロを使った高度な管理を行っている場合に起こりやすい問題です。担当者が異動や退職した際に引き継ぎされなければ、予約管理業務が停滞しかねません。

エクセルへのデータ入力は、基本的に手作業です。そのため、予約者の氏名や電話番号、日時などの情報を電話で受け付けて入力する際、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。例えば、電話番号を1桁間違えて入力したり、予約日時を誤って記載したりすると、予約対応に支障が生じかねません。

さらに、エクセルでは入力データをチェックする機能が限られています。そのため、ミスを防ぐには、ダブルチェックのルールを設けたり、VBAで機能を追加したりする必要があります。管理する予約の数によっては、業務効率が低下する可能性もあるでしょう。

エクセルは、複数のスタッフが同時に予約表を管理・編集するには不向きです。一般的なエクセルファイルでは、複数の人が同時に同じファイルを開いて編集すると、保存時に競合してデータの上書きミスや保存エラーが生じる恐れがあります。

「ブックの共有」に対応しているバージョンであれば複数人で同時に編集できますが、変更点がリアルタイムで反映されません。また、エクセル2019以降のバージョンやMicrosoft 365では、クラウドを使った「共同編集」機能が利用できます。しかし、「共同編集」機能の利用にはインターネット環境の整備やサブスクリプションへの加入が必要です。店舗内で複数のスタッフが予約に対応する場合、この制約はデメリットとなるでしょう。

エクセルを使った予約管理は、シンプルな運用が求められる場面で有効です。以下のような条件に当てはまる場合、エクセルでの管理が適しています。

エクセルは、特に予約件数が少なく、予約条件がシンプルな業務・店舗に向いたツールです。特定の日時と人数を記録するだけなど、予約に必要な項目が少ないなら複雑な機能は必要ありません。個人経営の美容室や、一日の予約数が限られる飲食店などであれば、エクセルの機能でも十分に対応できるでしょう。

手元のパソコンにエクセルがインストール済みであれば、新たなコストが発生しない上、手軽に使い心地を試せます。また、管理・運用に関わるメンバーが少ない店舗なら、同時編集が不要でデータのバッティングも起こりにくいため、向いていると言えるでしょう。

予約管理にエクセルが適さないケースも存在します。以下の条件に当てはまる場合、エクセルではなく、専用の予約システムを検討したほうがよいでしょう。

予約件数が多い場合や予約内容に複雑な条件が含まれる場合、エクセルでは管理が煩雑になり、ミスや手間が増加します。例えば、顧客情報やサービスの細かい条件が多いフォトスタジオやオンラインショップの予約管理です。

また、リアルタイムでの情報更新や複数人での同時編集が必要なときも、エクセルでは運用に制約が生じます。データの管理に高いセキュリティが必要な場合や、システムの機能性を重視する場合も、エクセルでは対応しきれません。

予約システムとは、予約の受付や管理を自動的に行うシステムです。顧客は、スマートフォンやパソコンからインターネットを通じて、いつでも簡単に予約できます。予約の変更やキャンセル、キャンセル待ちなどにも対応できる予約システムもあるため、業務効率や顧客満足度のアップに効果的です。

ここでは、予約システムの主な機能を解説します。

予約システムとは？主な機能や選び方をわかりやすく解説！

予約システムは、単なる予約受付機能だけでなく、さまざまな機能を搭載しています。以下は、代表的な予約システムの機能です。

予約管理機能では24時間365日、オンライン予約の受付と管理が可能です。予約受付状況はリアルタイムで更新され、顧客が行った変更も即座に反映されるため、常に最新の情報が確認できます。キャンセル待ち対応機能を搭載しているシステムもあります。

メール配信機能は、予約の確定・変更・キャンセル時に自動でメールを送信する機能です。予約日の直前にリマインドメールを送ると、顧客の予約忘れや無断キャンセルの防止が可能です。メール内容をカスタマイズすれば、クーポンやサービス案内のDM配信もできます。

顧客管理・分析機能は、顧客の氏名や連絡先、予約履歴などを一元管理する機能です。顧客データは分析に活用でき、リピーターの特定や顧客の傾向を把握して、サービスの向上に役立てられます。

外部サービス連携機能は、Googleアナリティクスや顧客管理システム、SNSのデータを一括管理でき、業務効率化が進む機能です。予約枠設定機能では、時間帯やサービス内容ごとの予約枠を自由に設定できます。

予約システムを利用することで、入力ミスや聞き間違い、ダブルブッキングなどの人的ミスを、エクセルによる予約管理よりも軽減できます。また、店舗・施設の営業時間外にも予約受付ができるため、売上の向上を期待できます。

エクセルでの予約管理でかかる手間や時間を予約システムに任せられれば、サービス向上などの中心的な業務に集中することが可能です。顧客の詳細な情報を予約システムに蓄積し、データを分析してマーケティングに活用すれば、事業をさらに発展させられるでしょう。

ここでは、エクセルよりも予約システムがおすすめの理由を紹介します。

予約システムのメリット・デメリット！失敗しない選び方とは？

予約システムでは、24時間365日いつでも予約が可能です。従来の電話や店頭での予約受付業務はスタッフの存在に依存しています。そのため、営業時間外に来店できなかったり、電話がつながらなかったりすることで、顧客が離れるリスクがありました。

しかし、予約システムなら時間に縛られず、顧客の都合に合わせて予約を受け付けられます。深夜や早朝など営業時間外でも顧客が予約できるようになれば、予約機会を逃す心配がありません。また、若年層の中には電話予約に抵抗を感じる人も多いため、ネット予約の導入で新たな顧客層の獲得も期待できます。

予約システムは顧客の情報を一元管理できるため、マーケティングや顧客対応に役立てやすくなります。顧客の予約履歴や連絡先、好みのサービスなどを蓄積すれば、よりパーソナライズされたサービスの提供が可能です。例えば、リピーターに対して特典やキャンペーン情報をコンスタントに提供するなど、顧客満足度を向上させる施策が行えます。

また、予約データを分析すれば、利用頻度が高い時間帯や人気のサービスなどを把握し、適切なマーケティング戦略を立てることも可能です。顧客情報の活用範囲が広がれば、ビジネスの成長につながります。

電話や手書きでの予約管理は、人的ミスが発生するリスクがあります。例えば、電話での伝達ミスや手書きの誤記入が原因で、ダブルブッキングや予約の漏れが発生するケースは珍しくありません。予約システム管理に移行すれば、これらのリスクは大幅に軽減されます。

顧客が自分自身で入力した情報が自動で予約受付管理表に反映されるため、スタッフが誤入力や記録漏れする心配がありません。また、リアルタイムでの予約状況の管理が可能なため、複数のスタッフが同時に対応しても予約が重複せず、ミスの少ない効率的な運用が可能になります。

予約システムを導入すると、スケジュール管理が格段に容易になります。システムは予約状況をリアルタイムで更新するため、予約の空き状況を見てスタッフのスケジュールを即座に調整できます。

特に、手動でのスケジュール調整が煩雑になりがちな大勢のスタッフがいる店舗や、サービス内容が多岐にわたる業種では非常に便利です。これにより、業務効率が向上し、無駄な時間や労力を削減できます。また、キャンセルや変更が発生してもすぐに反映されるため、予約枠を無駄なく活用できる点もメリットです。

予約システムには、幅広いサービスに対応できる汎用性の高いタイプや特定の分野や業種に特化した業界業種特化タイプなど、さまざまな種類があります。

ここでは、予約管理を効率化できる予約システムを3つ紹介します。

「ChoiceRESERVE」は、クラウド型の予約管理システムです。業界や業種を問わず、企業が抱える予約についての課題を解決できます。

ChoiceRESERVEの特徴は、予約に関する悩みに合わせた予約システムを導入でき、運用サポートまで実施している点です。ChoiceRESERVEは企業の現状をヒアリングし、問題の洗い出しや整理を通じて、最適な予約システムを提案しています。

専任スタッフによる徹底したサポート体制を活用することで、予約システムの利用が初めての場合でもスムーズに使えるでしょう。

予約システム＆予約管理システム「ChoiceRESERVE」

「STORES 予約」では、予約受付・予約管理をスムーズにする機能を搭載しています。

例えば、予約者からの予約や日程変更、キャンセルはLINEからでき、予約確定やリマインド案内もLINEを通じて自動配信することが可能です。また、予約管理の担当者はアプリを使えば予約状況や顧客情報のチェックができるため、外出先やサービス提供中にも常に最新の予約状況を把握できます。

使い方に合わせた4つのプランから選べるので、ビジネスの規模に応じた価格で予約システムを利用できるのが便利です。

予約システムSTORES 予約

「リザエン」は、200以上の業種で活用できる高機能予約システムです。2000年のサービス開始以降、上場企業から中小企業まで、多くの店舗や施設の予約受付・予約管理業務の効率化に貢献しています。

予約をリアルタイムで一元管理できる予約台帳機能を使えば、直感的な予約の「見える化」が可能です。管理者の権限を分ける機能を利用すると、複数店舗・複数拠点の予約管理に役立ちます。

24時間365日のサーバー監視・運用体制をはじめ、さまざまなセキュリティ対策を講じているため、リザエンのセキュリティ・レベルは非常に高い水準です。また、エンタープライズ版を利用することで、POSレジ連携やデジタルサイネージ出力などの幅広いカスタマイズを行えます。

リザエンでは1か月の無料トライアルを実施しているため、どのような予約システムなのか実際に使ってみて試せるのが魅力的です。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

予約管理表とは、顧客から電話などで予約連絡が入った場合に、予約内容を記録・管理できる表のことを指します。エクセルなどの表計算ソフトを使うことで、予約管理表を作成することが可能です。

しかし、エクセルを使った予約管理は、人の手で記録・管理を行う必要があり、人的ミスが起こりやすいです。予約システムを使うことで、人的ミスの防止を実現できます。

予約システムの「リザエン」は、200以上の業種に対応した高機能予約システムです。エンタープライズ版を利用することで予約管理だけではなく、POSレジ連携などの幅広いカスタマイズが行えます。予約システムの利用を考えている方は、ぜひリザエンの利用をご検討ください。

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