予約管理をエクセルで行う方法｜効率化につながるシステムも紹介

予約管理表とは、電話またはオンラインで顧客から予約が入った場合に、予約内容を記入する表のことを指します。飲食店やヘアサロン、医療機関などのさまざまな施設で、予約管理表は不可欠な存在です。

予約が入ったにもかかわらず、きちんと予約できていなければ顧客は不満を抱きます。予約トラブルを防ぐため、予約管理表によって抜け・漏れのないように予約を管理することが大切です。

予約管理表はノートなどの紙に手書きすることで作成できますが、エクセルなどの表計算ソフトでも作れます。

予約管理表に必要な項目は、以下の通りです。

予約管理表に、あまり多くの項目は必要ではありません。余計な項目はカットし、シンプルな管理表を作成することで、見やすく使いやすいツールになります。

予約管理表の必須項目の中でも、特に重要なのは「予約者の氏名」と「予約希望日時」です。そのほかの項目については、店舗や施設にあわせて調整するとよいでしょう。

エクセルは、マイクロソフトが提供する表計算ソフトです。エクセル以外の表計算ソフトでも、予約管理表の作成方法は、ほとんど共通しています。ノートなどの紙ベースに手書きで予約情報を記入するよりも、エクセルによる予約管理のほうが比較的簡単で正確です。

エクセルで予約管理を行う方法には3つの方法があります。どのような方法を選ぶのかによって、予約管理の担当者に求められるスキルや、予約管理で実現できる内容は異なります。

予約の少ない小規模の店舗などでは、簡単な表を自作すれば予約管理が可能です。

例えばエクセルの横方向に、予約者氏名や予約人数などの項目を設けます。スタッフは予約電話に対応する際に、エクセルの内容をもとにヒアリングしながら予約管理表を埋めます。予約に必要な情報を事前に取りまとめておくことで、いつ・誰が対応しても、抜け漏れなく予約を受けられるので安心です。

また、エクセルにはソート（並べ替え）機能があるため、電話を受けた順に入力していても、すぐに予約日時順に並べ替えられます。特定日時の予約のみの表示も簡単なので、電話対応をしながら、該当日時の予約の有無をすばやく確認できます。

エクセルの使用方法に詳しい場合は、VBAやマクロを使った予約管理表の作成が便利です。

VBAとはエクセルなどで利用できるプログラミング言語で、マクロとはコンピュータ操作を自動化する機能を指します。エクセルのVBA・マクロを使うと、手間のかかるエクセル操作を自動化できるため、何時間もかかるような作業でもすぐに終わります。

予約管理を自動化すると、「新規予約を追加する際に、すでにその枠が埋まっている場合には予約不可にする」といった機能の追加が可能です。

「自分でエクセルの予約管理表を作るのは難しい」という場合は、インターネット上で配布されているテンプレートの利用をおすすめします。

インターネットで「予約管理表 エクセル テンプレート」などと検索すると、さまざまなテンプレートが表示されます。レストラン予約や宿泊予約など、業種ごとに適したテンプレートがあるため、使いやすい予約管理表を入手できるでしょう。

既存のテンプレートの利用からスタートして、使いやすい管理表に少しずつ調整していけば、エクセルが苦手な人でも無理なく予約管理表を導入できます。

エクセルで予約を管理した場合、予約管理表の導入費用があまりかからないのが大きなメリットです。また、手書きによる予約管理と比べ、予約情報を見やすいという魅力もあります。

しかし、エクセルを使った予約管理は1つのファイルで行うのが基本であるため、同時編集が難しいのがデメリットです。そのため、同じ時間帯に予約の問い合わせが集中した場合には、予約情報をスムーズに更新できない恐れがあります。

また、誤操作による予約情報の書き換えや誤入力が生じた際に、予約管理の担当者がミスに気づきにくいという点もデメリットです。

予約システムとは、予約の受付や管理を自動的に行うシステムです。顧客は、スマートフォンやパソコンからインターネットを通じて、いつでも簡単に予約できます。予約の変更やキャンセル、キャンセル待ちなどにも対応できる予約システムもあるため、業務効率や顧客満足度のアップに効果的です。

予約システムを利用することで、入力ミスや聞き間違い、ダブルブッキングなどの人的ミスを、エクセルによる予約管理よりも軽減できます。また、店舗・施設の営業時間外にも予約受付ができるため、売上の向上を期待できます。

エクセルでの予約管理でかかる手間や時間を予約システムに任せられれば、サービス向上などの中心的な業務に集中することが可能です。顧客の詳細な情報を予約システムに蓄積し、データを分析してマーケティングに活用すれば、事業をさらに発展させられるでしょう。

「ChoiceRESERVE」は、クラウド型の予約管理システムです。業界や業種を問わず、企業が抱える予約についての課題を解決できます。

ChoiceRESERVEの特徴は、予約に関する悩みに合わせた予約システムを導入でき、運用サポートまで実施している点です。ChoiceRESERVEは企業の現状をヒアリングし、問題の洗い出しや整理を通じて、最適な予約システムを提案しています。

専任スタッフによる徹底したサポート体制を活用することで、予約システムの利用が初めての場合でもスムーズに使えるでしょう。

予約システム＆予約管理システム「ChoiceRESERVE」

「STORES 予約」では、予約受付・予約管理をスムーズにする機能を搭載しています。

例えば、予約者からの予約や日程変更、キャンセルはLINEからでき、予約確定やリマインド案内もLINEを通じて自動配信することが可能です。また、予約管理の担当者はアプリを使えば予約状況や顧客情報のチェックができるため、外出先やサービス提供中にも常に最新の予約状況を把握できます。

使い方に合わせた4つのプランから選べるので、ビジネスの規模に応じた価格で予約システムを利用できるのが便利です。

予約システム STORES 予約

「リザエン」は、200以上の業種で活用できる高機能予約システムです。2000年のサービス開始以降、上場企業から中小企業まで、多くの店舗や施設の予約受付・予約管理業務の効率化に貢献しています。

予約をリアルタイムで一元管理できる予約台帳機能を使えば、直感的な予約の「見える化」が可能です。管理者の権限を分ける機能を利用すると、複数店舗・複数拠点の予約管理に役立ちます。

24時間365日のサーバー監視・運用体制をはじめ、さまざまなセキュリティ対策を講じているため、リザエンのセキュリティ・レベルは非常に高い水準です。また、エンタープライズ版を利用することで、POSレジ連携やデジタルサイネージ出力などの幅広いカスタマイズを行えます。

リザエンでは1か月の無料トライアルを実施しているため、どのような予約システムなのか実際に使ってみて試せるのが魅力的です。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

予約管理表とは、顧客から電話などで予約連絡が入った場合に、予約内容を記録・管理できる表のことを指します。エクセルなどの表計算ソフトを使うことで、予約管理表を作成することが可能です。

しかし、エクセルを使った予約管理は、人の手で記録・管理を行う必要があり、人的ミスが起こりやすいです。予約システムを使うことで、人的ミスの防止を実現できます。

予約システムの「リザエン」は、200以上の業種に対応した高機能予約システムです。エンタープライズ版を利用することで予約管理だけではなく、POSレジ連携などの幅広いカスタマイズが行えます。予約システムの利用を考えている方は、ぜひリザエンの利用をご検討ください。

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