予約システムとは？主な機能や選び方を分かりやすく解説！

予約システムとは、予約に関する業務をクラウド上で一元管理できるツールです。登録・更新・削除など、予約に関する一連の操作をオンラインで完結できます。

これまでの予約管理は、電話やメール、企業のWebサイトなどから予約を受け付け、スタッフが手動で管理する方法が一般的でした。予約システムを導入すれば、顧客からの予約情報がリアルタイムで更新されるようになり、業務の効率化・生産性向上が実現します。また、スタッフが予約の電話対応をする必要がなく、顧客は24時間365日いつでも手軽に予約可能となる点もメリットです。そのため、インターネットが普及している近年は、美容院や飲食店をはじめ、接客を伴うさまざまな業種で予約システムの導入が進んでいます。

予約システムは、単純な予約管理機能だけでなく、顧客が円滑に予約をしやすくなるためのさまざまな機能がついているのが一般的です。代表的な予約システムの機能として10種類を紹介します。

予約管理機能は、リアルタイムで反映された予約情報を、システム上で一元管理できる機能です。予約情報の把握が楽になり、従業員間での情報共有がスムーズになるため、ダブルブッキングや予約漏れといったトラブルを未然に防止可能になります。また、顧客からの予約が入ると即座にシステム上に反映されるため、最新の状況に基づいた対応が可能です。

管理画面では、顧客の来店日時や空き時間を一目で把握でき、予約の変更やキャンセルもシステム上で簡単に行えるため、業務全体の効率化につながります。顧客自身がオンラインで変更手続きを行えるシステムであれば、店舗側の負担を軽減できます。

システムによっては複数店舗の予約管理も可能なため、管理者が全店舗の予約状況を確認する際にも便利です。

予約枠設定機能は、企業のサービス内容に応じて、予約可能な時間帯やサービス内容を柔軟に設定できる機能です。カレンダーのような枠組みを基本に、時間割タイプや日付タイプなど、ツールごとにいくつかのタイプが用意されているのが特徴です。

営業時間や定休日、スタッフの勤務シフトに合わせて予約枠を調整すれば、対応が難しい時間帯に誤って予約を取ってしまう心配が無用になります。ほかにも、季節やイベントに合わせた特別な予約枠の設定もでき、繁忙期に予約枠を増やしたり、閑散期に特別なキャンペーンを設定したりするのも可能です。

また、サービスごとに予約枠を細かく設定できるのもメリットです。たとえば、施術時間が異なるメニューや、特定のスタッフのみが対応可能なサービスなど、複雑な条件にも対応できます。

メール送信機能は、顧客が予約を完了させた場合やキャンセルした場合など、状況に応じたメールが自動で返信される機能です。予約確認やリマインド、フォローアップなど、さまざまなシーンでの連絡をスムーズに行えます。

予約が完了した際に自動で確認メールを送信するだけでなく、サービス提供の前日や当日にリマインドメールを送信すれば、無断キャンセルや遅刻の減少につながります。当日の持ち物や注意事項なども記載できるので、顧客満足度の向上に寄与するでしょう。また、自社側の対応漏れで顧客が不安になることも防げます。

さらに、予約後のサンクスメールやアンケート依頼も自動化可能です。手作業でアンケートを取る手間を省きつつ、顧客からのフィードバックを収集し、サービス改善に役立てられる点もメリットです。メールのテンプレートをカスタマイズ可能なタイプの予約システムなら、ブランドイメージに合わせたデザインやメッセージを設定できます。また、パーソナライズされた内容を含めることで、顧客一人ひとりに合わせたコミュニケーションが可能です。

顧客管理機能は、顧客の個人情報や自社の来店履歴を管理できる機能です。顧客の氏名や年齢、住所など、さまざまな情報を管理できるため、事務の煩雑化を防げます。また、予約履歴や過去の利用サービスを把握することで、顧客の嗜好やニーズを理解できます。適切なサービスの提案やアップセル、クロスセルの機会を増やせるでしょう。

ほかにも、顧客からのフィードバックやクレームも記録し、スタッフ間で情報を共有すれば、同じクレームの発生を防ぎ、一貫性のある対応が可能となります。

また、複数のランクを持つ有料会員制度に対応した顧客管理機能を持つツールもあります。たとえばハイグレードプランであれば個別指導レッスンの予約ができ、一般プランであれば団体レッスンのみ予約可能、といった運用も可能です。

蓄積された顧客データをもとに、顧客の傾向や動向を分析できる機能です。たとえば、年代ごとのリピート率や性別ごとの利用率など、顧客の属性別に分析結果を分類できます。ターゲット層をセグメント化して、新規市場の開拓やプロモーションに活用可能です。

また、予約数や売上の推移をグラフ化し、季節やイベントによる変動を記録すれば、繁忙期や閑散期の予測が可能となり、人員配置を最適化できるのもメリットです。

顧客分析機能は、キャンペーンの効果測定にも役立ちます。メールの開封率やクリック率、クーポンの利用状況などを追跡すれば、次回以降の施策を改善するデータを取れます。

予約システムとほかの業務ツールを統合し、ビジネスプロセスを最適化するための機能です。

たとえば、カレンダーツールと組み合わせて担当者のカレンダーにのみ予約を反映させるツールなら、各担当者が予約状況を把握しやすくなります。また、勤怠管理ツールと連携できれば、スタッフの出勤日に応じて予約システムに変更を加えたり、担当者が急に休まざるを得なくなったときに警告メッセージを出したりできます。

ほかにも、Web会議システムと連携させ、予約があった時点で自動的にWeb会議のURLを生成・通知すれば、各顧客に都度メールを送る必要もなく、業務を効率化可能です。

システムによってはLINEなどのSNSと連携し、SNSアプリ経由で予約を取る機能や、SNSを通じたリマインダー機能を持つ場合もあります。

予約受付サイト作成機能は、専門的なWeb開発の知識がなくても、自社のブランドに合った予約サイトを簡単に構築できる機能です。

通常、予約受付システムには以下のようなサイト作成に役立つ機能があります。

サイト作成機能を活用することで、オンライン上で24時間いつでも予約を受け付ける環境を整えられます。

会員のみが予約をしたり、会員専用のサービスを提供したりできるシステムです。顧客との長期的な関係を築き、ロイヤルティを高めることにつながります。会員制サイトの構築・運営機能がある予約管理システムなら、会員向けのポイント制度やランク制度を導入することで、顧客の次回以降の来店を促しやすいメリットがあります。

たとえば、利用金額に応じて特典を付与したり、誕生日に特別なクーポンを配布したりするなど、パーソナライズされたサービスが可能です。

複数の店舗やサービス拠点を持っている組織でも、一元的に予約や顧客管理を行えるようになる機能です。全店舗の予約状況や売上データを1つのダッシュボードで見比べれば、全体のパフォーマンスをより楽に把握できます。また、店舗ごとの在庫管理やスタッフ配置も統合的に管理して、リソースの最適化が可能です。

顧客にとっても、どの拠点でサービスを受けてもほかの拠点に情報が反映され、一貫したサービスが受けられるメリットがあります。

クレジットカード決済機能があれば、オンラインで事前決済でき、当日の支払い手続きが不要になるため、サービス提供がスムーズになります。主要なクレジットカードブランドや電子マネー、QRコード決済にも対応している予約システムであれば、顧客の多様なニーズに応えられます。

予約システムを導入すれば、予約業務が大幅に効率化されるメリットがあります。顧客は営業時間の制約なく、24時間365日、自分の都合に合わせて予約できます。また、スタッフが電話やメールに対応する時間を削減可能です。

また、予約の重複やミスを防ぎ、スタッフの負担を軽減します。顧客データの収集・分析も容易になり、マーケティング戦略の強化や顧客満足度の向上につながるでしょう。

デメリットとして、予約システムの導入には初期費用や月額料金などのコストが発生します。加えて、システムの操作に慣れるまで、スタッフの教育が必要です。ほかにも、ネット予約に慣れていない顧客を取りこぼすリスクがあるので、顧客層によっては従来の予約方法と併用することになり、かえって業務が増えるリスクはゼロではありません。

予約システムのメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

予約システムのメリット・デメリット！失敗しない選び方とは？

予約システムの導入費用は、選択する方法や規模によって大きく異なります。主に以下の3つの方法があり、それぞれの費用相場は次の通りです。

予約システムの費用相場については、以下の記事で詳しく解説しています。併せてご一読ください。

予約システムの導入費用相場｜導入のメリットも解説

予約システムはツールによって搭載されている機能が異なるため、自社に合うシステムを選ばなければ、業務の効率化や生産性の向上を図ることはできません。

ここでは、多種多様なシステムの中から自社に最適なシステムを選ぶために、特にチェックすべき5つのポイントを紹介します。

まずは、自社のサービスに合う予約管理機能となっているかを確認してください。企業の業種やサービス内容によって、予約の取り方や必要となる情報は異なります。

たとえば、クリニックやサロンであれば、メニューごとの所要時間が決まっているため、「9時～」「10時～」など、開始時間に応じて予約できるタイプがよいでしょう。一方で、レッスンを行う場合は、所要時間や開始時間がその都度変わるため、時間割を自分で決められるタイプが望ましいと言えます。

予約タイプを選べるシステムであれば、自社のサービスに合う予約タイプを柔軟にカスタマイズできるため、予約業務の効率化を図れるでしょう。

参考：集客に強い予約システムの特徴4つ｜低コスト運用ができるシステムも

顧客管理・分析機能があるかどうかも重要です。顧客の継続利用を促すためには、顧客情報の分析結果を踏まえたアプローチが欠かせません。

たとえば、女性向けエステサロンを経営しており顧客のリピート率が低い場合、原因を明確にした上でサービス内容を見直す必要があります。分析機能を活用した結果、10～20代女性のリピート率が特に低いことが分かれば、若年層に向けたプランの作成や宣伝方法の採用などの対策を講じることが可能です。

ただし、顧客の傾向や利用状況は、企業や店舗によって異なります。顧客管理から得たデータから問題点を特定・分析し、改善することができれば、自社がターゲットとする顧客へ効果的にアプローチできるでしょう。

近年はクレジットカードやアプリを用いた決済機能が社会に浸透しているため、オンライン決済に対応しているかどうかは、顧客満足度に関わる重要な要素です。

また、オンラインで事前に決済することで、予約当日のキャンセルを防止する効果も期待できます。店頭でお金を集める手間がなくなるため、「担当者がほかの業務に専念できる」「現金を取り扱うことによるリスクを低減できる」というメリットもあります。お金や会計に関する悩みがある企業は、ぜひオンライン決済に対応しているかを確認してください。

参考：決済システムStripeを利用できる予約システム3選｜連携方法も解説
事前決済の導入メリット3つ｜押さえておくべき注意点と選び方

セキュリティ対策が十分かどうかも、重要なポイントです。予約システムでは個人情報を多く取り扱うため、管理ミスや流出が発生すると大きな問題に発展します。一度個人情報が流出してしまえば、社内外からの信頼を失い、企業経営にも影響を及ぼしかねません。

セキュリティ面を確認する場合は、「プライバシーマークやISMSの認証を取得している企業が提供している予約システムか」を指標にするとよいでしょう。プライバシーマークは、個人情報の保護体制について日本産業規格の基準を満たしている場合、ISMSは国際規格を満たしている場合にのみ取得できる制度です。プライバシーマークやISMSは、強固なセキュリティ対策が行われている裏付けと言えるため、表記の有無を確認してみてください。

予約システムの導入にあたっては、利用料金と予算の兼ね合いにも注意する必要があります。基本的に、予約システムは利用した分の金額が発生する従量課金制です。そのため、利用料金や料金プランを確認しないまま使用すると、予算を超過する事態になりかねません。

利用料金が大きな負担となっては、予約システムを継続的に利用することは不可能です。とはいえ、あまりに利用料金が安い予約システムでは、肝心となるサービス面の質が欠如してしまう可能性があります。予約ツールを導入する前に、システムの導入・運用にかけられる予算を整理しましょう。

なお、予約システムによっては無料トライアル期間が設定されている場合があります。「自社に合う予約システムかどうか」を確認するためにも、まずは無料のトライアルで予約システムの使用感や操作性を試してみてください。

参考：予約システムの導入費用相場｜導入のメリットも解説

予約システムは予約を受け付けるあらゆる業界で役立つツールです。特に以下の業界では、導入が強くおすすめされます。

さまざまな予約システムの中でも、比較的低コストで始められ、使い勝手もよいのがクラウド型の予約システムです。

以下では、クラウド型予約システムの中でもおすすめの予約システムを5つ紹介します。

●どのシステムが最もおすすめなのか知りたい方へ

最もおすすめの予約システムは、導入実績も多く、高いセキュリティ性と幅広いカスタマイズ性を併せ持った「リザエン」です。

「リザエン」は株式会社インタークエストが提供する予約システムです。200業種以上のあらゆるビジネスシーンで活⽤できるさまざまな機能を持っており、上場企業から中小企業まで規模を問わず使い勝手が良い点が強みです。セキュリティを重視する⾃治体・官公庁にも導入実績があり、ISO/IEC 27001に準拠した高度なセキュリティを有しているため安心して導入できます。

リザエンには必要な機能がパッケージングされ、すぐに使い始められる「ビジネス版」と、独自のカスタマイズが可能な「エンタープライズ版」の2種類があります。

◆リザエンの利用料金（2024年11月時点・税別）

出典：リザエン「価格表」

「RESERVA（レゼルバ）」は、株式会社コントロールテクノロジーが提供する、累計導入社数300,000社以上の予約システムです。個人・小規模事業者向けの低価格プランと、法人向けの上位プランがあり、さらに各プランは細かく価格が分けられているので、予算に合わせてプランを選びやすい点がメリットです。また、フリープランも用意されているので、最初は無料のプランを使って試し、後から高額なプランに切り替えることもできます。

◆RESERVAの利用料金例（2024年11月時点・税別）

出典：RESERVA「RESERVA予約の選べる料金プラン」

「SelectType（セレクトタイプ）」は株式会社セレクトタイプが提供する、Webサイトと予約フォームが同時に作成できる予約システムです。170種類以上のテンプレートの中から希望するイメージに近いものを選ぶだけで、簡単に予約管理システムが組み込まれたWebサイトを作成できます。

◆SelectTypeの利用料金例（2024年11月時点・税別）

出典：SelectType「パッケージプランのご利用料金」

「STORES予約」はネットショップ制作システムなどを開発しているSTORES株式会社が提供している予約システムです。予約システムの基本的な機能を備えており、スマホやタブレットからも操作しやすく、スモールスタートから無料で使用できる点が強みです。ただし、業界に特化した機能は備えておらず、細かくカスタマイズできない点はデメリットと言えます。

◆STORES予約の利用料金例（2024年11月時点・税別）

出典：STORES予約「使い方に合わせた5つのプラン」

「AirRESERVE（エアリザーブ）」は株式会社リクルートが運営する予約システムです。シンプルなUIを採用しており、簡単に操作できる点が強みです。予約件数にかかわらず月額費用が変わらず、機能は制限されるものの無料プランも備わっています。導入時にある程度のカスタマイズもでき、気軽に使いやすい点が魅力です。

◆AirRESERVEの利用料金例（2024年11月時点・税別）

出典：Airリザーブ「費用プラン」

予約システムとは、クラウド上で予約業務を一元化できるシステムです。主な機能には、予約管理機能・予約枠設定機能・メール送信機能・顧客管理機能・顧客分析機能が挙げられます。予約システムには多種多様な製品があるため、5つのチェックポイントをもとに、自社に合うシステムを選定しましょう。

「リザエン」は、比較的安価でありながらセキュリティ性が高い予約システムです。Webに詳しくない人でもすぐに使いこなせる高い操作性も兼ね備えているため、予約システムの利用が初めてでも導入しやすいという特徴があります。予約システムの導入を検討している場合は、「リザエン」の1か月無料トライアルをぜひお申し込みください。