Web会議と予約システムの連携機能で加速するビジネスの形とは？

近年はZoomなどのアプリを利用したWeb会議を開く機会が増えてきました。Web会議のほか、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせた「ウェビナー」という言葉も定着しつつあります。

Web会議のメリットは、会議室の数や利用状況を気にすることなく開催ができることです。会議や研修会を通してビジネスの活性化を目指すなら、今後は会議室を使った対面形式だけではなく、オンラインで開催するWeb会議への対応検討が必須と言えるでしょう。

Web会議が注目されている理由の1つは、ICT環境の整備とデバイスの普及です。日常的にインターネットを利用し、スマートフォンやタブレットなどのデバイスを持っている人が増え、Web会議が気軽に行えるようになりました。また、コロナ禍や働き方改革によってテレワークが推進されていることも、Web会議普及の一因となっています。

Web会議には「参加する場所を選ばない」という、参加者にとって大きなメリットがあります。そのため、対面式の会議を行うことができる状況であっても、今後はWeb会議という選択肢を積極的に活用することがおすすめです。

会議予約システムを導入する場合は、Web会議と連携できる機能を備えたシステムを選ぶことで運営者・参加者双方の利便性が高まります。

Web会議と予約システムを連携することには下記のようなメリットがあり、会議の運営にかかわる全体業務を円滑に進めることができます。

通常、ウェビナーやオンラインセミナーのように参加者が多いイベントでは、予約状況の管理や予約者への連絡通知など細かな業務が多く時間を取られがちです。しかし、予約システムを連携すると多くの業務の自動化が可能になり、Web会議開催のハードルが低くなります。

Web会議やウェビナーの開催と予約システムの連携は、主催者側・参加者側の双方にメリットをもたらします。今後、Web会議を積極的に取り入れる意向がある場合は、予約システムとの連携をぜひ検討してください。

Web会議と予約システムを連携すると、運営面でさまざまなメリットが得られます。Web会議予約システムを導入する際は、下記のような機能に注目しましょう。

Web会議システムとの連携機能があることで、Web会議の予約にかかわる業務を効率化できます。予約が入る度に手動でWeb会議を生成したり、1人1人にメールを送ったりする必要もなく、Web会議の予約管理に割く時間と人員の削減につながるでしょう。

紹介した3つの機能はすべて予約システム「リザエン」で利用することが可能です。予約システムの備える機能を正しく理解して、Web会議と予約システム連携のメリットを最大限に生かした会議運営を目指しましょう。

• リザエンのweb会議連携について

出典：リザエン

Web会議やウェビナーと連携できる予約システムはいくつかありますが、細部の仕様や特徴はシステムごとに大きく違います。自社が目指すWeb会議予約の仕組みや実現したいことを具体的にイメージして最適な予約システムを選んでください。

ここでは、Web会議予約システムを選ぶ際に考慮したいポイントを3つ紹介します。

予約システムの連携でWeb会議にかかわる業務の効率化が期待できます。そのため、人的コストの削減が、予約システム導入の目的の1つになっている企業も多いことでしょう。

予約システムを選ぶ際には、「予約システムのランニングコスト」と「システム導入によって得られる効果」を対比して考える必要があります。予約システム導入の目的を再確認した上で、自社が必要とする機能を精査しましょう。

多機能な予約システムは便利ですが、その分ランニングコストが高くなってしまいます。本当に必要な機能は何かを検討し、費用と機能性のバランスを考慮して予約システムを選びましょう。

予約システムによっては、一部機能や期間を制限した無料の料金プランを提供している場合もあります。希望に近い仕様のプランがあれば導入して、使用感を試してみるのもおすすめです。

Web会議などを活発に行う企業であれば、予約システムは多くの人が日常的に操作することになるでしょう。システムの操作性は導入前にチェックしておきたい重要項目の1つです。

管理画面のデザインや対応している端末、予約登録の操作など、実際にシステムを導入するにあたって問題となりそうなポイントを確認しておきましょう。公式ホームページ上に予約サイトのデモ画面を提供しているシステムもあるため、導入事例を含めて事前に参照することをおすすめします。無料プランを提供している場合は活用して、本格的な導入の前に操作性を試しておくとよいでしょう。

Web予約システムでは、セキュリティ面も確認しておきたいポイントです。企業の規模にかかわらず外部からの不正アクセスの危険性があるため、セキュリティの強度を意識してシステムを選びましょう。

インターネット上でデータを暗号化して送受信する仕組みに「SSL」があります。SSLを実装する目的は情報漏洩の防止です。予約管理システムで取り扱う個人情報を第三者から守るため、予約システムを選ぶ際はSSLに対応していることを確認しましょう。

また、情報セキュリティの評価制度として有名なのが「ISMS認証」です。ISMSは情報セキュリティマネジメント（Information Security Management System）を意味しています。

ISMS認証は情報セキュリティ教育や認証機関による審査を経て取得します。そのため、ISMS認証を取得している企業が提供する予約システムは、セキュリティ面において高い信頼性があると考えてよいでしょう。

近年は企業の研修会や社内会議など、さまざまなシーンでWeb会議を開く機会が増えてきました。その背景にはICT環境の整備やデバイスの普及など、多数の要因があります。

Web会議には「どこにいても参加できる」というメリットがあるため、ビジネスシーンに積極的に取り入れましょう。ビジネス活性化のためのツールとして会議を重要視している企業は、今後は対面の会議だけではなくWeb会議への対応が必要です。

Web会議と予約システムを連携することで、予約の受付管理などの細かな業務を自動化できるメリットがあります。予約システムを選ぶ際は、コスト・操作性・セキュリティの3点に注目して精査するとよいでしょう。