予約確認メールの例文｜送信するメリットや書き方のポイントも

予約確認メールとは、顧客に対して予約していることを確認し、予約日時・予約内容を前日までにお知らせするリマインドメールです。

予約確認メールには、日時や内容だけではなく、下記のような予約に関する詳細な情報を盛り込んでください。予約確認メールに詳細な情報を盛り込むことで、顧客が行う情報確認作業の簡略化につながります。顧客の作業が簡略化することで、丁寧な予約確認メールを便利だと感じ、結果的に顧客からの印象が良くなるでしょう。

予約お礼メールを送る目的｜印象の良い例文・書き方を詳しく紹介

予約確認メールには、まず予約日時と内容を記します。予約時間の書き方は、「12時間表記」ではなく「24時間表記」がおすすめです。12時間表記にする場合は、お客様が勘違いすることのないよう、必ず「午前」「午後」をつけて書きましょう。24時間表記にすれば、お客様が午前と午後を取り違える心配はありません。

予約内容については、予約人数などの情報を分かりやすく記載します。コースやメニューの指定がある場合は、名称も明記しましょう。万が一、お客様が人数やコースなどを間違えて予約してしまった場合、予約確認メールで気づけます。

予約を入れた際に予約番号が付与される場合は、その番号も記載しましょう。当日、予約番号が分かれば、受付スタッフがどの約束のお客様が来たのかをスムーズに把握できます。

店舗の場所も、予約確認メールに必ず入れるべき要素です。住所は、建物名なども略さず正しく記しましょう。最寄駅名や出口番号、駅から店舗までのアクセス・所要時間も記載すると親切です。

道順を文章だけで説明すると分かりづらい場合があるため、地図を載せるか、マップサイトの店舗表示ページのURLを記載しておくとよいでしょう。

お客様が迷って遅刻したり、来店を諦めてしまったりする確率が減るため、お店にとってもメリットがあります。

お客様に守ってほしい事項や注意点などがあれば、文面に忘れず加えます。複数ある場合は、文章より箇条書きのほうが分かりやすくおすすめです。お客様に持参してもらう持ち物がある場合も、忘れずに書きましょう。

「現金のみ」「クレジットカード決済可能」など、当日に利用できる決済方法についても記しておくと、お客様が都合のよい支払い方法を選べて親切です。

キャンセル規定についても書いておきましょう。「キャンセルは予約日の〇日前までに連絡する」「無断キャンセルは料金の〇％のキャンセル料を貰い受ける」といった決まりです。予約ページなどに記載している場合でも、予約確認メールで改めて注意喚起できます。

予約確認メールの文末には、店舗の連絡先や問い合わせ先を記載しましょう。

「体調を崩して行けなくなった」「当日、道に迷ってしまった」など、何らかの原因でお客様が店舗に連絡する必要が生じることがあります。予約確認メールに記載があればすぐに問い合わせ先が分かるため、お客様が自分で調べる必要もなく、すぐに連絡できて便利です。

連絡先としては、店舗の電話番号やメールアドレス、問い合わせ窓口のURL、担当者名などを記載しておきましょう。連絡がつく時間帯が分かるように、営業時間や定休日なども記します。

予約確認メールの送信にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもないわけではありません。ここでは、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのかについて解説します。

お客様への予約確認メールの送信は、店舗にさまざまなメリットをもたらします。ここでは、主なメリットを5つ紹介します。

ごくまれに、予約確認メールを送ったことがキャンセルにつながるケースがあります。たとえば、予約したことを忘れて他の予定を入れてしまい、確認メールで思い出してキャンセルするケースなどです。また、何となく来店が面倒になり、メールに書かれている問い合わせ先にキャンセルの連絡を入れるケースもあるでしょう。

ただ、予約確認メールを送らなければ無断キャンセルが発生していた可能性があると考えれば、メールが役立ったと言えるかもしれません。

ここでは、「実店舗に来店する場合」と「オンラインのイベントに参加する場合」の2種類について例文を紹介します。例文を参考にする場合は、記載する情報や文章の構成を、店舗やイベント内容に合わせて工夫することがポイントです。

また、最近はスマートフォンでメールを閲覧する機会が多いため、スマートフォンの画面で分かりやすく見えるのかを最後に確認しておくと良いでしょう。

下記は、実店舗に顧客が来店する場合の予約確認メールの例文です。実店舗に関するメールでは、アクセス情報を忘れずに入れましょう。

【美容院の予約確認メール例文】

下記は、オンラインでのイベントに関する予約確認メールの例文です。オンラインイベントに関するメールでは、開催URLを忘れないようにしましょう。

【オンラインセミナーの予約確認メール例文】

予約確認メールを確実に読んでもらい、必要な情報を把握してもらうためには、送るタイミングやメールの件名、本文の書き方などにコツがあります。

ここでは、予約確認メールを書く際のポイントについて整理しています。いずれのポイントも手軽に実践できるものであるため、今日から予約確認メールを書く際に取り入れてみましょう。

予約確認メールを送るタイミングは、2～3日前がベストです。予約確認メールを送る意味としては、予約内容のリマインドだけではなく、スケジュールに変更の可能性がないか確認することも含まれます。仮に日程変更やキャンセルとなる場合でも、日にちに余裕があれば、空きとなった日時に他の予約を入れるなどの調整が可能です。

また、準備するものがある場合、直前に連絡が来ても顧客側の対応が難しいことがあります。顧客のためにも、余裕をもってメールを送りましょう。

予約確認メールの件名は、何の予約確認なのかが明確で、かつ、簡潔なものにしましょう。分かりやすい件名にしておけば、件名だけで予約のリマインダーの役割を果たせます。また、分かりにくい件名をつけてしまうと、重要なメールであると気づかれずにスルーされるリスクがあります。

具体的には、「ご予約の確認【美容院○○】」のような、要点が伝わり確実に開封して読んでもらえる件名をつけておくことが大切です。

予約確認メールの本文の書き方で押さえるべきことは、長文にしないことです。せっかくメールを開封してもらえても、長い文章が書かれていると読む気をなくさせたり、要点を読み落とされたりする恐れがあります。

できるだけ文章を短くし、2～3行書いたら改行や空白の行をはさむなど、とにかく見やすく読みやすい文面を心がけましょう。情報を伝えることは大切ですが、詰め込みすぎず、詳細情報はリンクをはるなど見やすく表現する工夫が大切です。

予約確認メールに情報を詰め込みすぎることは避けるべきですが、必要最低限の基本情報はメール文面に明記する必要があります。基本情報とは、予約日時や予約内容だけではなく、料金・場所・準備するもの・連絡先などです。

最近は支払い方法が多様化しているため、利用できる決済方法も明記しておくと親切でしょう。具体的には、使えるクレジットカードの国際ブランドや電子マネーの種類などの情報です。現金のみでの決済となる場合は、その旨を記載しておきましょう。

予約確認メールには、キャンセルに関する情報も必ず記載しておきましょう。キャンセルの方法や連絡先を記載しておかなければ、前もってメールを送っても、キャンセルの連絡を事前に受けられなくなってしまうリスクが高くなります。

キャンセルしたい顧客がスムーズに連絡できるメール文面にしておくことで、無断キャンセルの防止に効果的です。無断キャンセルを防ぐことで、空いた枠に他の予約を入れることで、損失の回避につながります。

予約の無断キャンセルとは？原因や予防対策の方法も解説

予約キャンセルに対する返信メールの例文・書き方とは？

キャンセルポリシーとは？役割・作成時のポイント・作成例を紹介

予約日が近づいたお客様に1件ずつ確認メールを送るのは、スタッフに大きな負担がかかる作業です。予約システムを導入すれば、予約確認メールの自動送信ができるため、スタッフの負担を大幅に減らせます。

「リザエン」は、多様な機能を備えた予約管理システムです。予約状況が一目で確認できる予約台帳の作成や予約検索、キャンセル操作など豊富な機能が備わり、効率的な予約管理が可能です。

充実したメール機能も備え、「予約登録やキャンセルを受け付けたとき」「予約日が近づいてきたとき」などに、状況に応じたメールを自動送信できます。予約枠ごとにメール本文の内容をカスタマイズすることも可能です。スタッフがお客様一人ひとりにわざわざ確認メールを送る必要がありません。

機能豊富なリザエンを導入すれば、予約管理や顧客管理で業務の効率化を実現することが可能です。

予約システム【リザエン】 | 使いやすい予約管理システム

予約確認メールを顧客に送ることで「予約日を再認識してもらえる」「ホスピタリティをアピールできる」などのメリットがあります。このようなメリットを最大限発揮するためには、ポイントを押さえて予約確認メールを作成・送信することが大切です。

予約確認メールは、予約システムを利用することで自動送信が行えるようになります。自動送信機能により、メールの送り忘れが防げます。予約システムの「リザエン」は、メールに関する多様な機能を備えている点が魅力です。予約システムの導入を考えている場合は、ぜひリザエンの導入をご検討ください。

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