2021.08.09

予約確認メールの例文|書き方のポイント5選も紹介

COLUMN

予約確認メールの例文|書き方のポイント5選も紹介

予約確認メールを書きたいと思っていても、適切な書き方が分からず悩んでしまった経験がある人は多いのではないでしょうか。適切な予約確認メールを書くことで、顧客の予約忘れを防止できるだけではなく、印象を良くすることにもつながります。

この記事では、予約確認メールの基本的な書き方を踏まえて、参考にしやすい例文を紹介します。さらに、予約確認メールを書く際のポイントについても解説するため、メールの送り方で悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

1.予約確認メールとは?基本的な書き方

予約確認メールとは、顧客に対して予約していることを確認し、予約日時・予約内容を前日までにお知らせするリマインドメールです。

予約確認メールには、日時や内容だけではなく、下記のような予約に関する詳細な情報を盛り込んでください。予約確認メールに詳細な情報を盛り込むことで、顧客が行う情報確認作業の簡略化につながります。顧客の作業が簡略化することで、丁寧な予約確認メールを便利だと感じ、結果的に顧客からの印象が良くなるでしょう。

盛り込む情報 盛り込む際のポイント
予約日時・内容 日時と一緒に予約事実に関する内容(申込内容や参加人数など)を記載する
持ち物・注意事項 当日の持参物や注意するべき点など、事前に準備・確認しておくべきポイントについて簡潔に記載する
場所 住所や地図(地図ページのURL)、最寄り駅などを記載し、現地へのアクセスや所要時間が簡単に調べられるようにしておく
連絡先・お問い合わせ先 予約に関するお問い合わせ先や、当日道に迷った場合に電話できる電話番号・担当者名を記載する

2.予約確認メールの例文2選

ここでは、「実店舗に来店する場合」と「オンラインのイベントに参加する場合」の2種類について例文を紹介します。例文を参考にする場合は、記載する情報や文章の構成を、店舗やイベント内容に合わせて工夫することがポイントです。

また、最近はスマートフォンでメールを閲覧する機会が多いため、スマートフォンの画面で分かりやすく見えるのかを最後に確認しておくと良いでしょう。

2-1.美容院や飲食店など実店舗の場合

下記は、実店舗に顧客が来店する場合の予約確認メールの例文です。実店舗に関するメールでは、アクセス情報を忘れずに入れましょう。

【美容院の予約確認メール例文】

タイトル:ご予約の確認【◯◯(店名)】
本文:
◯◯様

この度はご予約いただき、ありがとうございます。

ご来店予定日の◯日前になりましたため、ご連絡を差し上げています。
◯◯様のご予約内容は下記のとおりです。

ご予約の日時:◯月◯日 ◯時◯分
ご予約内容:◯◯
料金:◯◯円(税込)
※当日、追加メニューをご利用された場合は金額が変更となります
※お支払いは、現金、クレジットカード決済、キャッシュレス決済(◯◯)がご利用いただけます
予約氏名:◯◯

当日は、下記の店舗まで直接、ご来店ください。
住所:◯◯
地図:(画像・URLを記載)
アクセス:◯◯駅◯番出口より徒歩◯分
連絡先:◯◯(担当◯◯)

【当日の注意事項について】
・◯◯をご持参ください

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前(◯月◯日)までにご連絡ください。
無断キャンセルの場合は料金の◯%のキャンセル料を頂戴します。
予約に関するご連絡先:◯◯(受付時間:◯時~◯時)

◯◯(店名)
担当者:◯◯
連絡先:◯◯
営業時間:◯◯(定休日:◯)

2-2.オンラインイベント・セミナーの場合

下記は、オンラインでのイベントに関する予約確認メールの例文です。オンラインイベントに関するメールでは、開催URLを忘れないようにしましょう。

【オンラインセミナーの予約確認メール例文】

タイトル:ご予約の確認【◯◯(セミナー名)】
本文:
◯◯様

この度はご予約いただき、ありがとうございます。

セミナー開催日の◯日前になりましたため、ご連絡を差し上げています。
◯◯様のご予約内容は下記のとおりです。

セミナー開催日時:◯月◯日 ◯時◯分
セミナー名:◯◯
料金:◯◯円(税込)
※お支払いは、◯◯、クレジットカード決済、キャッシュレス決済(◯◯)がご利用いただけます
予約氏名:◯◯
予約番号:◯◯

【当日の注意事項について】
・セミナー開催URL:◯◯
・ご準備いただきたいもの:インターネット環境、◯◯

【キャンセルについて】
キャンセルはご予約日の◯日前(◯月◯日)までにご連絡ください。
無断キャンセルの場合は料金の◯%のキャンセル料を頂戴します。
予約に関するご連絡先:◯◯(受付時間:◯時~◯時)

◯◯(会社名)
担当者:◯◯
住所:◯◯
連絡先:◯◯
営業時間:◯◯

3.予約確認メールを書く際の5つのポイント

予約確認メールを確実に読んでもらい、必要な情報を把握してもらうためには、送るタイミングやメールの件名、本文の書き方などにコツがあります。

ここでは、予約確認メールを書く際のポイントについて整理しています。いずれのポイントも手軽に実践できるものであるため、今日から予約確認メールを書く際に取り入れてみましょう。

3-1.2~3日前に自動送信の設定を行う

予約確認メールを送るタイミングは、2~3日前がベストです。予約確認メールを送る意味としては、予約内容のリマインドだけではなく、スケジュールに変更の可能性がないか確認することも含まれます。仮に日程変更やキャンセルとなる場合でも、日にちに余裕があれば、空きとなった日時に他の予約を入れるなどの調整が可能です。

また、準備するものがある場合、直前に連絡が来ても顧客側の対応が難しいことがあります。顧客のためにも、余裕をもってメールを送りましょう。

3-2.分かりやすい件名を設定する

予約確認メールの件名は、何の予約確認なのかが明確で、かつ、簡潔なものにしましょう。分かりやすい件名にしておけば、件名だけで予約のリマインダーの役割を果たせます。また、分かりにくい件名をつけてしまうと、重要なメールであると気づかれずにスルーされるリスクがあります。

具体的には、「ご予約の確認【美容院○○】」のような、要点が伝わり確実に開封して読んでもらえる件名をつけておくことが大切です。

3-3.長文メールは避ける

予約確認メールの本文の書き方で押さえるべきことは、長文にしないことです。せっかくメールを開封してもらえても、長い文章が書かれていると読む気をなくさせたり、要点を読み落とされたりする恐れがあります。

できるだけ文章を短くし、2~3行書いたら改行や空白の行をはさむなど、とにかく見やすく読みやすい文面を心がけましょう。情報を伝えることは大切ですが、詰め込みすぎず、詳細情報はリンクをはるなど見やすく表現する工夫が大切です。

3-4.料金・場所など基本情報は忘れず記載する

予約確認メールに情報を詰め込みすぎることは避けるべきですが、必要最低限の基本情報はメール文面に明記する必要があります。基本情報とは、予約日時や予約内容だけではなく、料金・場所・準備するもの・連絡先などです。

最近は支払い方法が多様化しているため、利用できる決済方法も明記しておくと親切でしょう。具体的には、使えるクレジットカードの国際ブランドや電子マネーの種類などの情報です。現金のみでの決済となる場合は、その旨を記載しておきましょう。

3-5.キャンセルに関する案内も盛り込む

予約確認メールには、キャンセルに関する情報も必ず記載しておきましょう。キャンセルの方法や連絡先を記載しておかなければ、前もってメールを送っても、キャンセルの連絡を事前に受けられなくなってしまうリスクが高くなります。

キャンセルしたい顧客がスムーズに連絡できるメール文面にしておくことで、無断キャンセルの防止に効果的です。無断キャンセルを防ぐことで、空いた枠に他の予約を入れることで、損失の回避につながります。

まとめ

予約確認メールの書き方のポイントは、「分かりやすい件名にすること」と「基本情報は確実に盛り込みながらも簡潔で読みやすい文章にすること」などです。必要な情報を集約したメールを余裕のあるタイミングで送り、顧客にとって適切なリマインドとなることで、顧客からの印象が良くなるでしょう。

さらに、キャンセル情報をメールに記載することで、顧客の無断キャンセルを防止できます。この記事で紹介したメールのポイントと例文を参考にして、顧客とメール送信者の双方に有益な予約確認メールを送りましょう。